SharePoint : naviguer dans les sites, classer et partager les documents
Trois heures pour cesser de chercher la dernière version d'un document dans une arborescence que personne ne maîtrise
- Certifié Qualiopi
- 0,43 jour — 3 h
- À distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les documents de l'équipe sont dispersés entre le disque réseau les messageries et quelques postes individuels. Trois versions d'un même fichier circulent et la bonne est celle que détient la personne absente. Un portail collaboratif a été déployé mais chacun continue ses habitudes faute de savoir où déposer quoi.
Ces 3 heures donnent les repères pour s'installer dans cet espace. Le participant identifie la logique des sites et des bibliothèques dépose et classe des documents avec des colonnes de description partage en réglant les autorisations et manipule l'historique des versions sur un fichier écrasé par erreur.
Objectifs pédagogiques
- Situer le rôle d'un portail collaboratif par rapport aux autres espaces de stockage
- Naviguer dans un site d'équipe et ses bibliothèques de documents
- Déposer et classer des documents en utilisant des colonnes de description
- Partager un document en choisissant le niveau d'autorisation
- Restaurer une version antérieure d'un document modifié
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Où l'on se trouve et qui voit quoi
- Sites d'équipe et sites de publication
- Bibliothèques listes et pages
- Lien entre un espace de discussion et son site
- Recherche et suivi des contenus consultés souvent
Ranger pour retrouver
- Dépôt déplacement et copie de fichiers
- Limites du classement par dossiers successifs
- Colonnes de description et affichages filtrés
- Synchronisation avec l'explorateur du poste
- Règles de nommage partagées
Un seul fichier pour tous
- Partage interne et partage vers l'extérieur
- Autorisations en lecture et en modification
- Rédaction simultanée et gestion des conflits
- Historique des versions et restauration
- Alertes sur les modifications d'un document
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Utilisateurs d'un espace collaboratif d'entreprise assistants responsables de service et référents bureautique.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Un site d'équipe organise des bibliothèques documentaires décrites par des colonnes, avec un historique et des autorisations par document. La première séquence situe ce rôle par rapport aux autres espaces de stockage, pour savoir où déposer quoi et éviter la dispersion des fichiers.
La réponse passe moins par les dossiers que par les colonnes de description associées aux documents, qui permettent de filtrer et de regrouper une bibliothèque selon plusieurs entrées. Vous vous exercez à décrire un dépôt puis à retrouver un document sans connaître son emplacement.
La plus grande partie du programme se pratique avec des droits d'utilisateur courant : déposer, classer, décrire, partager en choisissant le niveau d'autorisation et restaurer une version antérieure. Seule la création de bibliothèques ou de colonnes suppose des droits étendus sur le site.