SharePoint Online : structurer ses sites, partager ses documents et collaborer
Organiser les documents de l'équipe dans des sites clairs plutôt que dans des dossiers qui débordent
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les fichiers de l'équipe se dispersent entre pièces jointes, disque partagé et copies locales. SharePoint Online est déployé mais chacun l'utilise comme un espace de stockage supplémentaire, sans structure de site ni règles de partage.
Ces deux jours apprennent à construire un espace collaboratif exploitable. Le participant crée et structure un site d'équipe, organise ses bibliothèques avec des métadonnées et des vues, maîtrise le partage et les autorisations, puis relie l'ensemble aux autres applications de Microsoft 365.
Objectifs pédagogiques
- Créer un site d'équipe et en organiser la navigation
- Structurer une bibliothèque avec des colonnes et des vues adaptées
- Partager des documents en maîtrisant les autorisations accordées
- Coéditer un document et suivre ses versions successives
- Relier un site aux applications de collaboration de Microsoft 365
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Comprendre l'organisation avant de déposer
- Différence entre site d'équipe et site de communication
- Composants d'un site pages bibliothèques et listes
- Création d'un site et paramétrage de la navigation
- Lien entre le site et le groupe qui lui est associé
Ranger pour retrouver
- Import de documents et limites des dossiers profonds
- Colonnes de métadonnées et types de contenu
- Création de vues filtrées et triées
- Recherche et affinement des résultats
- Alertes et suivi des modifications
Donner accès sans perdre la main
- Niveaux d'autorisation et héritage des permissions
- Partage interne et partage avec des personnes extérieures
- Liens de partage et durée de validité
- Coédition simultanée et gestion des versions
- Extraction et restauration d'un document
Faire du site un outil d'équipe
- Création d'une liste de suivi et de ses colonnes
- Mise en page d'une page d'accueil et composants utiles
- Synchronisation avec l'explorateur de fichiers
- Articulation avec la messagerie et l'outil de conversation d'équipe
- Automatisation simple d'une validation de document
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistants, gestionnaires documentaires, responsables d'équipe, contributeurs de sites collaboratifs et toute personne amenée à organiser les documents d'un service.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Une bibliothèque SharePoint décrit les documents par des colonnes, ce qui permet d'en proposer plusieurs vues selon les usages, là où un dossier impose une arborescence unique. Le parcours construit un site d'équipe, sa navigation, puis des bibliothèques structurées sur ce principe.
Vous apprenez à lire les autorisations d'un site, d'une bibliothèque et d'un document, à distinguer les droits hérités de ceux accordés directement, puis à reprendre un partage devenu trop large. C'est le point qui pose le plus de difficultés dans les espaces anciens.
Il faut connaître les documents réellement utilisés, les personnes qui doivent y accéder et les quelques critères de classement qui serviront de colonnes. Avec ces éléments, vous créez les vues adaptées, la coédition suivie de versions et le lien vers les autres applications de collaboration.
Programme mis à jour 09/2026