Introduction
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue un passage obligatoire pour les organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.). Cette certification atteste de la qualité des processus mis en place par les prestataires de formation et renforce la transparence pour les apprenants.
Mais comment obtenir la certification Qualiopi ? Quels sont les critères à respecter ? Et surtout, comment la maintenir pour assurer la pérennité de son activité ? Dans cet article, nous détaillons toutes les étapes essentielles pour réussir cette démarche et garantir une conformité durable.
- Comprendre la certification Qualiopi
Qu’est-ce que Qualiopi ?
Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité des actions de formation mises en place par un organisme. Elle concerne :
- Les organismes de formation (OF).
- Les centres de bilan de compétences.
- Les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE).
- Les centres de formation par apprentissage (CFA).
Elle remplace les anciennes certifications (Datadock, CNEFOP) et s’appuie sur un référentiel national qualité composé de 7 critères et 32 indicateurs à respecter.
Pourquoi obtenir Qualiopi ?
Obtenir la certification Qualiopi permet :
✅ D’accéder aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.).
✅ D’améliorer la crédibilité et l’image de l’organisme auprès des apprenants et des entreprises.
✅ De structurer son organisation autour d’un référentiel qualité reconnu.
✅ De répondre aux exigences réglementaires en matière de formation professionnelle.
- Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
- Se préparer à l’audit Qualiopi
Avant de passer l’audit officiel, il est crucial de bien se préparer en réalisant une auto-évaluation de son organisme.
- Analyser les 7 critères du référentiel et identifier les écarts avec votre organisation actuelle.
- Mettre en place des processus internes pour répondre aux exigences de qualité (suivi des apprenants, évaluation des formations, amélioration continue).
- Rassembler les preuves documentaires (exemples : supports pédagogiques, questionnaires de satisfaction, procédures internes).
- Former son équipe pour s’assurer que tous les collaborateurs connaissent les exigences Qualiopi.
- Choisir un organisme certificateur
La certification Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Le choix de cet organisme est libre, mais il est important de comparer les offres et les tarifs.
- Passer l’audit initial
L’audit initial est la première étape officielle de la certification. Il se déroule en plusieurs phases :
- Entretien avec l’auditeur : présentation de l’organisme et de ses processus.
- Examen des documents et preuves pour vérifier la conformité aux critères.
- Observation des pratiques et échanges avec les équipes pédagogiques.
À la fin de l’audit, l’auditeur peut formuler :
✅ Une certification sans non-conformité → certification obtenue immédiatement.
⚠️ Une certification avec non-conformités mineures → plan d’actions correctives à fournir sous 3 mois.
❌ Une certification avec non-conformités majeures → mise en conformité requise avant de pouvoir obtenir la certification.
- Obtenir et afficher sa certification
Une fois obtenue, la certification Qualiopi est valable 3 ans. L’organisme certifié doit afficher son logo Qualiopi sur ses supports de communication et préciser son engagement qualité.
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- Maintenir et renouveler sa certification Qualiopi
Obtenir Qualiopi est une première étape, mais maintenir la certification demande un suivi rigoureux.
- L’audit de surveillance
Un audit intermédiaire a lieu entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification. Il vérifie si l’organisme continue d’appliquer les critères qualité.
💡 Bonnes pratiques :
- Mettre à jour régulièrement ses documents et procédures.
- Recueillir et analyser les retours des apprenants.
- Corriger les éventuelles non-conformités identifiées lors de l’audit initial.
- L’amélioration continue
Le référentiel Qualiopi repose sur une démarche d’amélioration continue. Il est recommandé de :
- Organiser des revues qualité internes pour évaluer les points à améliorer.
- Former son équipe régulièrement aux exigences Qualiopi.
- Optimiser l’expérience des apprenants en tenant compte des feedbacks.
- Le renouvellement de la certification
Au bout de 3 ans, un audit de renouvellement est obligatoire pour conserver la certification. Il suit le même processus que l’audit initial et doit être anticipé plusieurs mois à l’avance.
FAQ
- Quels sont les 7 critères du référentiel Qualiopi ?
1️⃣ Informer le public sur les prestations proposées et les résultats obtenus.
2️⃣ Adapter les formations aux besoins des bénéficiaires.
3️⃣ Accompagner et suivre les apprenants tout au long de leur parcours.
4️⃣ Mobiliser les ressources pédagogiques et humaines adaptées.
5️⃣ Professionnaliser les formateurs et intervenants.
6️⃣ Assurer une veille sur son environnement et adapter son offre.
7️⃣ Mettre en place une démarche d’amélioration continue.
- Combien coûte la certification Qualiopi ?
Le coût varie en fonction de la taille de l’organisme et du certificateur choisi. En moyenne, il faut compter entre 1 500 et 3 000 € pour l’audit initial, plus les frais de suivi et de renouvellement.
- Que faire en cas de non-conformité lors de l’audit ?
Si des non-conformités mineures sont relevées, un plan d’actions correctives doit être soumis sous 3 mois. En cas de non-conformités majeures, il faudra impérativement se mettre en conformité avant un nouvel audit.
- Est-il obligatoire d’avoir Qualiopi pour proposer des formations ?
Non, mais sans la certification, un organisme ne peut pas bénéficier de financements publics ou mutualisés (CPF, OPCO, etc.).
- Comment se préparer à l’audit de surveillance ?
- Conserver une traçabilité des actions de formation (suivi des apprenants, évaluation, amélioration continue).
- Mettre en place un processus de veille sur les évolutions réglementaires.
- Faire des audits internes réguliers pour anticiper les éventuelles non-conformités.
Conclusion
La certification Qualiopi est un véritable gage de qualité pour les organismes de formation. Elle permet non seulement d’accéder à des financements publics, mais aussi de structurer son organisation autour d’un référentiel qualité exigeant.
Si son obtention demande une préparation rigoureuse, son maintien nécessite une amélioration continue et un suivi régulier des pratiques.
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