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Pourquoi se former à Sharepoint (pour ma formation Sharepoint )

Créé en 2001, Sharepoint est un site sécurisé fourni par Microsoft. Il permet le stockage de documents ainsi que leurs partages avec des collègues de travail ou encore des amis. En utilisant Sharepoint, vous bénéficierez du temps et de l’énergie tout en travaillant avec votre groupe et vous pourrez également être en contact direct avec vos clients.

Les diverses utilisations de Sharepoint

Tout d’abord, il est à noter que vous pourrez utiliser Sharepoint à partir de n’importe quel appareil numérique tel que votre ordinateur ou encore votre téléphone. Avant de vous lancer pour une formation à Sharepoint, vous voudriez surement connaître ses différentes utilisations. Nous vous proposons donc dans la suite de voir ensemble les différentes actions que nous pouvons faire à partir de Sharepoint. Après cela, si vous êtes bien-sûr toujours intéressé(e), nous tenons à vous informer qu’il existe beaucoup de formations à distance concernant Sharepoint sur Internet.

Le stockage de documents

En 1998, Dov Moran qui est un entrepreneur d’origine Israélienne a eu l’idée de créer une clée USB. Cette dernière a été conçue afin de pouvoir stocker des documents dans un seul endroit. A part la clée USB, il y a aussi le stockage interne de l’ordinateur ou encore du télephone qui permet de stocker des fichiers. La clé USB et le stockage interne d’ordinateur ou encore du téléphone vont dans le même concept. C’est-à-dire que pour stocker un fichier dans ces endroits, vous devriez les déplacer dedans en premier lieu et ensuite les sauvegarder. Votre fichier se trouvera dans ces endroits où qu’ils se trouvent. L’inconvénient est que devez transporter ces éléments à chaque fois que vous voulez le partager avec d’autres personnes. Il existe désormais des sites qui permettent de stocker des fichiers. Parmi eux, il existe le SharePoint et le OneDrive. La différence se trouve dans le fait que SharePoint vous facilite la tâche. Effectivement, OneDrive a été conçu pour être un site de stockage utilisé par une seule personne. C’est-à- dire que d’autres personnes ne peuvent pas entrer sur votre plateforme et voir directement les fichiers qui s’y trouvent sans votre autorisation. Par contre, vous pouvez directement permettre à certaines personnes d’entrer sur votre plateforme avec Sharepoint. Vous pouvez aussi très bien y ajouter votre petite touche de personnalisation. Sachant que les sites sont intangibles, vous ne pourrez pas les transporter partout. Ceci constitue l’avantage de Sharepoint et de Onedrive. Vous pourrez accéder à tous vos fihiers stockés sur votre plateforme Sharepoint à tout moment et à tout lieu. Seuls deux facteurs sont nécessaires pour vous connecter à votre plateforme: un appareil numérique et la connexion Internet.

Le partage de documents avec autrui

Comme son nom l’indique, Sharepoint est un espace de partage. Vous pouvez partager tout type de fichiers sur votre plateforme avec vos collègues. Sur OneDrive, vous devez partager chaque fichier que vous souhaitez à vos collègues. Cependant, vous pouvez directement partager tous vos fichiers sur Sharepoint en une seule fois en acceptant tout simplement l’entrée de vos collègues sur votre plateforme. OneDrive est plutôt à usage personnel tandis que Sharepoint est à usage collectif même si vous pouvez stocker et partager des documents sur les deux sites. Cela constitue la principale différence entre OneDrive et Sharepoint.

Les usagers de Sharepoint

Dans le milieu professionnel

Plus d’un millier d’entreprises dans le monde utilisent aujourd’hui Sharepoint. Ce dernier leur permet de travailler en équipe sans devoir se déplacer pour des réunions. Avec Sharepoint, vous pouvez directement permettre à vos collègues d’entrer sur la plateforme et de voir tous les documents concernés. Certaines personnes doutent peut-être d’utiliser Sharepoint pour stocker et partager leurs documents par peur que ceux-ci tombent dans les mains des malfaiteurs. Vous ne devriez pas vous en inquiétez pour cela parce que Sharepoint a été conçu avec sécurité. Il revient seulement à vous et seulement à vous de trier les personnes que vous acceptez sur votre plateforme de Sharepoint. Aussi, vous pourrez bloquer certains gestes provenant de certaines personnes si vous les trouver indésirables. 

Sharepoint est un outil très efficace surtout dans les moments d’urgence. Si nous prenons un cas très concret dont tout le monde a été concerné, nous pouvons sûrement prendre le cas du Covid19 en 2020. Cette situation a littéralement changé le cours de la vie de chaque personne et les entreprises n’ont pas été exclues. Tout le monde a été compromis de rester confiné pendant de longue durée. Dans ce genre de cas, travailler virtuellement est une solution dont l’utilisation de Sharepoint. Si vous avez aussi par exemple d’autres urgences intervenues la veille, vous pouvez directement vous connecter sur la plateforme et jeter un coup d’œil sur le devoir. Hormis tous ces faits, Sharepoint vous permet aussi de partager vos fichiers à vos clients et de les informer des dernières mises à jour.

Dans le milieu éducatif

Si vous êtes encore un étudiant, Sharepoint peut aussi vous être bénéfique. Le contexte du Covid19 a aussi eu un impact sur les étudiants. Mais heureusement, l’évolution de la technologie et de l’Internet a permis la continuité des études malgré cette situation néfaste. Les professeurs ont pu s’adapter à la situation et envoyer les cours et les devoirs en ligne. Pour ne pas devoir envoyer chaque document aux étudiants un par un, sachant qu’il peut y avoir des centaines, ils ont eu la possibilité d’utiliser Sharepoint afin que tous les étudiants puissent y accéder facilement via un navigateur. De plus, le domaine éducatif est aussi l’initiation du domaine professionnel. Si vous vous formez en Sharepoint dès l’Université ou le lycée, vous serez aptes de travailler effectivement dans le domaine professionnel.

Cependant, il est vrai que Sharepoint n’est pas vraiment utile si vous êtes encore dans le milieu éducatif parce que vous pourrez aussi utilisés OneDrive sans problème. Le milieu professionnel implique beaucoup de fichiers à travailler en équipe et c’est cette nécessité qui pousse le plus de temps à utiliser Sharepoint. Vous pouvez initier votre formation à tout moment sans devoir assister aux cours présentiels parce qu’il existe également des formations en ligne.