Formation – La gestion multi-projets

Gérer efficacement une multitude de projets en parallèle

Certains chefs de projet sont confrontés à la gestion de multiples tâches, la gestion d’un projet qui les occupe à temps plein, ou un ensemble de projets de petites tailles. A cela s’ajoute la gestion des activités opérationnelles en dehors du projet.

Ils se posent alors les questions suivantes :

Comment faire entrer tous ces projets dans la semaine ?

Comment gérer la multitude de sollicitations et le fractionnement des activités ?

Comment entretenir son sentiment d’efficacité personnelle (et sortir de la situation où « ne pas avancer fatigué ») ?

Cette formation à la gestion multi-projets combine le meilleur du management de projet et de la gestion du temps et fournit les outils pour s’organiser au quotidien et gagner en efficacité personnelle.

REFERENCE 18596

DUREE : 2 JOURS

PRIX : 1600€ HT

PRIX : 5000€ HT

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PROGRAMME DE LA FORMATION

Pré-requis

Avoir une maitrise de base de l’outil informatique

Public

Chef de projet gérant un ensemble de petits projets.
Acteur projet mobilisé sur plusieurs projets en parallèle.
Manager gérant un ensemble de petits projets dans le cadre de son activité.
Une connaissance des fondamentaux de la gestion de projet est conseillée.

Pré formation

Examen de niveau

PENDANT LA FORMATION (en groupe)

1 – Les 6 leviers d’efficacité de la gestion multi-projets

Découvrir les 6 leviers d’une organisation personnelle efficace :
- le levier des priorités ;
- le levier du choix ;
- le levier de la planification ;
- le levier de la relation ;
- le levier de la focalisation ;
- le levier de l’énergie.
Appliquer les 6 leviers à la gestion multi-projets.

Mise en situation

Exercice : identifier ses zones d’inconfort multi-projets.

2 – Prioriser ses activités et ses projets

Définir ses critères personnels de priorisation.
Classer ses projets et ses activités par ordre de priorité.
La matrice urgence/importance.

Mise en situation

Exercice : établir une priorisation des activités et des projets.

3 – Planifier la gestion de son activité multi-projets.

Mesurer la charge de ses activités courantes.
Découper ses projets et répartir les livrables dans le temps.
Évaluer la charge de travail de pilotage des projets et la répartir dans le temps.
Faire le diagnostic de la charge disponible pour travailler sur les projets.

Mise en situation

Exercice : réalisation d’un autodiagnostic de la charge de travail multi-projets.

4 – Se focaliser sur les tâches de fond.

Évaluer l’impact du fractionnement sur son efficacité.
Concilier au quotidien les activités courantes et les activités de management des projets.
Maîtriser la gestion de ses mails et des imprévus.
Sanctuariser ses tâches de fond dans son agenda hebdomadaire.

Mise en situation

Exercice de transposition : planifier son agenda hebdomadaire.

5 – Assumer ses choix avec assertivité.

Négocier périmètre, moyens ou délais avec le commanditaire/manager.
Savoir dire « non » avec assertivité.
Désencombrer la liste des choses à faire avant d’intégrer un nouveau projet.

Mise en situation

Jeu de rôle: dire non à son commanditaire.

6 – Optimiser ses échanges dans le cadre de ses projets.

Se coordonner en amont pour gagner du temps en aval.
Conduire des réunions de projet efficaces.

Mise en situation

Quiz : les bonnes pratiques d’animation des réunions projet.

7 – Entretenir son capital énergie en multi-projets

Activer les 4 clés du sentiment d’efficacité personnelle :
- faire des expériences de maîtrise ;
- observer des pratiques efficaces ;
- demander du feed-back ;
- observer son état émotionnel.

Mise en situation

OBJECTIFS DE LA FORMATION

Répartir efficacement son temps entre les projets et l’activité courante.
Planifier la gestion de son activité multi-projets.
Savoir dire non avec assertivité.
Optimiser ses échanges dans le cadre de ses projets.
Entretenir son capital énergie en multi-projets.

LES SOLUTIONS DE FINANCEMENT

OPCO et financement de la formation

Les opérateurs de compétences (OPCO, ex-OPCA) travaillent avec Cegos depuis de nombreuses années. Leurs missions évoluent depuis janvier 2019 grâce à la loi « Avenir professionnel ». Toutefois, plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO.

Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.

LES AVIS SUR LA FORMATION