L’outil Microsoft Outlook permet un gain significatif de productivité dans le milieu professionnel. Le logiciel dispose de fonctionnalités qui favorisent la productivité au sein d’une entreprise mais aussi la collaboration. Les compétences sur le logiciel Outlook sont demandées et rencontrées dans les offres d’emploi en tant que logiciel de messagerie professionnelle. Le secteur tertiaire est le plus concerné ( secrétaires, assistants de direction, avocats, conseillers bancaires…) mais bien d’autres professions sont susceptibles de devoir utiliser Outlook dans leurs tâches quotidiennes de manière transversale pour leur activité. C’est  dans ce contexte de fort besoin en efficacité et en productivité en entreprise que s’inscrit le besoin en compétences d’Outlook.

La certification  « Gérer les courriels et la planification avec Outlook » (Tosa), de par la robustesse du test mais aussi l’ensemble des domaines couverts (configuration, messagerie, tâches, calendriers, gestion des contacts et des notes…) vient répondre à ce besoin d’identification du niveau de compétences de ses titulaires.

La certification repose sur un test en ligne précis et fiable qui permet l’évaluation complète des compétences des candidat(e)s dans l’utilisation d’Outlook. A l’issue du test, le candidat se voit attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial, Basique, Opérationnel, Avancé ou Expert). 

En deçà du score de 351 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau ne valide cependant pas l’obtention de la certification.

Les niveaux Basique,Opérationnel, Avancé et Expert permettent quant à eux au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences dans la gestion d’Outlook et d’attester de son opérationnalité selon son profil et l’emploi qu’il exerce.  

Compétences attestées :

Les domaines de compétences du test « Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) » évalués sont  :

Domaine 1 : Environnement / Configuration  

1.1 Personnaliser l’interface et les vues : adapter le ruban, la barre de navigation et les affichages, en personnalisant les paramètres pour optimiser l’efficacité de l’utilisateur, afin de faciliter la gestion des tâches dans Outlook.

1.2 Configurer et sécuriser les comptes : ajouter et gérer les comptes de messagerie, en configurant les paramètres de sécurité et de confidentialité, afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des communications.

1.3. Gérer les performances et l’archivage : améliorer la vitesse de fonctionnement d’Outlook, en gérant efficacement la taille des boîtes aux lettres via l’archivage, afin d’optimiser la performance et l’efficacité du programme.

Domaine 2 : Messagerie 

2.1. Composer, envoyer et gérer des messages : créer et envoyer des messages, en appliquant une mise en forme avancée et en gérant les accusés de réception et les réponses automatiques, afin d’assurer une communication fluide et professionnelle.

2.2. Organiser et gérer la boîte de réception : trier, filtrer et rechercher des messages, en utilisant des dossiers et des catégories pour organiser efficacement la messagerie, afin de faciliter l’accès et la gestion des informations.

2.3. Automatiser des tâches par des règles : utiliser des règles pour automatiser les actions courantes, telles que le tri des emails et la gestion des spams, en configurant les règles adéquates, afin de gagner du temps et améliorer l’efficacité de la gestion des messages.

Domaine 3 : Calendrier et tâches  

3.1 Gérer des événements et des rendez-vous : créer et personnaliser les rendez-vous et événements dans le calendrier, en ajustant les paramètres nécessaires, afin d’organiser efficacement les emplois du temps et faciliter la gestion des événements.

3.2 Plannifier et effectuer des suivis de réunions : organiser les réunions, en envoyant des invitations et en gérant les réponses, afin de planifier efficacement les événements et faciliter la gestion des réunions récurrentes.

3.3 Gérer des tâches : Créer et suivre les tâches, en définissant les priorités et les rappels, afin de gérer efficacement les to-do lists et assurer le respect des échéances.

Domaine 4 : Gestion des contacts et notes  

4.1 Créer et organiser des contacts : ajouter, modifier et gérer les contacts, en créant des groupes de contacts, afin de faciliter la communication et l’organisation des échanges.

4.2 Utiliser et gérer des notes : créer, modifier et organiser les notes, en utilisant les fonctionnalités adaptées, afin de garantir une gestion efficace de l’information.

4.3 Intégration des contacts dans les autres modules : exploiter les informations de contact, en les intégrant dans la messagerie et le calendrier, afin de faciliter la planification et la communication.

Modalités d’évaluation :

Test adaptatif en ligne

• Algorithme adaptatif : le niveau des questions s’adapte au niveau du candidat tout au long du déroulement du test
• Scoring mathématique IRT (Item Response Theory) : score sur 1000 
• Typologies de questions : Exercices de mises en situation dans l’environnement Adobe Photoshop rencontrées en entreprise  et activités interactives (relier, glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes, etc.), QCM 

Format du test : 20 questions – 60 minutes