La certification Qualiopi est devenue une norme incontournable pour les organismes de formation en France. Introduite dans le cadre de la loi “Avenir professionnel” de 2018, elle garantit la qualité des prestations proposées et permet aux structures certifiées d’accéder aux financements publics et mutualisés. Cet article explore les étapes clés pour obtenir la certification Qualiopi et les meilleures pratiques pour la maintenir au fil du temps.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
Qualiopi est une certification nationale qui atteste de la qualité des prestations dispensées par les organismes de formation, les centres de bilan de compétences, les centres de validation des acquis de l’expérience (VAE), et les prestataires de formation par apprentissage. Elle repose sur le Référentiel National Qualité (RNQ), qui regroupe 7 critères décomposés en 32 indicateurs.
L’obtention de Qualiopi est indispensable pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés, tels que les financements du Compte Personnel de Formation (CPF) ou des Opérateurs de Compétences (OPCO).
Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
- Se familiariser avec le Référentiel National Qualité (RNQ)
Avant toute démarche, il est essentiel de comprendre les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel. Ces critères couvrent des aspects tels que l’information des publics, la personnalisation des parcours, l’accompagnement des apprenants, et l’amélioration continue des prestations.
- Préparer les documents et processus internes
L’organisme doit mettre en place une documentation solide pour prouver sa conformité aux exigences du RNQ. Voici quelques éléments souvent demandés :
- Un livret d’accueil pour les stagiaires.
- Des supports de communication clairs et accessibles.
- Un processus de gestion des retours et réclamations des apprenants.
- Une méthodologie pour évaluer les compétences acquises.
- Choisir un organisme certificateur agréé
Pour obtenir Qualiopi, il faut faire appel à un organisme certificateur accrédité par le Comité Français d’Accréditation (COFRAC). Ces organismes auditeront votre structure pour vérifier votre conformité au RNQ.
- Passer l’audit initial
L’audit initial est la première étape concrète. Il consiste en une analyse approfondie de vos pratiques et documents. Selon la taille et la nature de l’organisme, il peut être réalisé sur place ou à distance.
- Si l’audit est concluant, la certification Qualiopi est délivrée pour une durée de 3 ans.
- Si des non-conformités sont relevées, l’organisme devra les corriger dans un délai fixé avant d’obtenir la certification.
- Communiquer sur l’obtention de Qualiopi
Une fois certifié, l’organisme peut utiliser le logo officiel Qualiopi et communiquer sur sa certification. Cela renforce la crédibilité auprès des apprenants et partenaires.
Maintenir la certification Qualiopi : un processus continu
Obtenir Qualiopi n’est pas une finalité, mais le début d’un engagement à long terme. Le maintien de cette certification nécessite :
- L’audit de surveillance
Environ 18 mois après l’audit initial, un audit de surveillance est organisé. Il vérifie que l’organisme continue de respecter les critères du RNQ et applique les améliorations identifiées.
- L’amélioration continue
La qualité des prestations doit être évaluée et améliorée régulièrement. Cela implique :
- L’analyse des retours des apprenants et des formateurs.
- La mise à jour des supports pédagogiques.
- L’intégration de nouvelles technologies ou méthodologies.
- La gestion des preuves
Tout au long de la période de certification, l’organisme doit conserver des preuves de conformité (procédures, rapports d’évaluation, comptes rendus de réunions, etc.).
- Se préparer au renouvellement
Tous les 3 ans, l’organisme doit repasser un audit complet pour renouveler sa certification. Cette étape repose sur les mêmes principes que l’audit initial.
Les avantages de la certification Qualiopi
- Accès aux financements publics et mutualisés
Seuls les organismes certifiés peuvent proposer des formations éligibles au CPF ou bénéficier des aides des OPCO. Cela élargit les opportunités de financement pour les apprenants et augmente l’attractivité de l’organisme.
- Gage de crédibilité et de qualité
La certification Qualiopi rassure les clients et partenaires en garantissant un haut niveau de professionnalisme et de rigueur.
- Meilleure structuration interne
Le processus de certification pousse les organismes à structurer leurs pratiques, à formaliser leurs processus et à adopter une démarche d’amélioration continue.
Les erreurs courantes à éviter
- Manque de préparation
Certaines structures sous-estiment le temps et les ressources nécessaires pour préparer l’audit. Une bonne organisation en amont est indispensable.
- Non-conformités négligées
Lors de l’audit initial, les non-conformités doivent être corrigées rapidement. Ignorer ces remarques peut entraîner des retards dans l’obtention de la certification.
- Absence de suivi après la certification
Le maintien de Qualiopi requiert une vigilance constante. Négliger les audits de surveillance ou les démarches d’amélioration peut conduire à une suspension de la certification.
FAQ sur la certification Qualiopi
- Quels types d’organismes doivent être certifiés Qualiopi ?
Tous les prestataires souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés pour leurs formations, bilans de compétences, VAE ou apprentissage. - Combien coûte la certification Qualiopi ?
Le coût varie selon l’organisme certificateur et la taille de la structure, généralement entre 1 500 € et 5 000 €. - Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
Le processus peut prendre plusieurs mois, en fonction de la préparation de l’organisme et de la disponibilité du certificateur. - Que faire en cas de suspension de la certification ?
Il faut corriger rapidement les non-conformités identifiées et passer un nouvel audit pour rétablir la certification.
Conclusion
La certification Qualiopi est un véritable atout pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder à des financements stratégiques. Bien que son obtention demande un effort organisationnel conséquent, les bénéfices en termes de crédibilité, d’attractivité et de structuration interne sont indéniables. En adoptant une démarche proactive et en intégrant une dynamique d’amélioration continue, les organismes peuvent non seulement obtenir, mais aussi maintenir leur certification dans la durée.
