Introduction
La digitalisation de la formation a profondément transformé la manière dont les organismes et services RH gèrent leurs dispositifs pédagogiques.
Entre la planification des sessions, l’envoi des convocations, la collecte des évaluations et le suivi administratif, la gestion de la formation peut vite devenir chronophage.
C’est là qu’intervient Zapier, un outil d’automatisation no-code qui permet de connecter vos applications entre elles pour automatiser les tâches répétitives, sans avoir à écrire une seule ligne de code.
Grâce à Zapier, les responsables formation, les formateurs et les gestionnaires administratifs peuvent gagner du temps, éviter les erreurs et se concentrer sur la valeur ajoutée pédagogique.
Découvrons comment automatiser la gestion de la formation avec Zapier, étape par étape.
1. Comprendre l’intérêt de l’automatisation dans la formation
Automatiser la gestion de la formation ne signifie pas déshumaniser le processus, mais rendre les tâches plus fluides et efficaces.
Les bénéfices principaux sont nombreux :
- Gain de temps administratif : suppression des tâches répétitives (emails, inscriptions, relances).
- Fiabilité accrue : moins d’erreurs de saisie ou d’oubli.
- Suivi amélioré : centralisation des données dans un même écosystème.
- Expérience apprenant personnalisée : messages et rappels automatiques selon le parcours.
En combinant un LMS (Learning Management System) avec Zapier, il devient possible d’orchestrer tout le cycle de formation — de l’inscription à la certification — sans intervention manuelle.
2. Qu’est-ce que Zapier et comment ça fonctionne ?
Zapier est une plateforme d’automatisation qui relie plus de 6 000 applications professionnelles : outils de messagerie (Gmail, Outlook), de gestion (Notion, Asana, Trello), de marketing (HubSpot, Mailchimp), ou encore des plateformes de formation (Moodle, LearnWorlds, Google Classroom).
Son fonctionnement repose sur un principe simple :
- Un déclencheur (Trigger) : un événement initial, par exemple “un nouvel apprenant s’inscrit à une formation”.
- Une ou plusieurs actions (Actions) : les tâches qui se déroulent automatiquement, comme “ajouter l’apprenant dans la base de données” ou “envoyer un email de confirmation”.
Chaque automatisation est appelée un Zap.
3. Automatiser les principales tâches de gestion de formation
Zapier permet d’automatiser la quasi-totalité du cycle de vie d’une formation. Voici quelques cas d’usage concrets :
a) Inscription automatique des apprenants
Lorsqu’un participant s’inscrit via un formulaire (Google Forms, Typeform, Jotform), un Zap peut :
- Enregistrer automatiquement l’inscription dans votre LMS (Moodle, 360Learning, LearnDash).
- Créer une fiche apprenant dans votre CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
- Envoyer un email de confirmation personnalisé avec le programme et les accès à la formation.
b) Planification et invitations automatiques
À partir d’un Zap, chaque inscription peut déclencher :
- La création d’un événement dans Google Calendar ou Outlook.
- L’envoi automatique d’une invitation Zoom, Teams ou Google Meet.
- La notification du formateur sur Slack ou par email.
c) Suivi et rappels automatisés
Zapier peut également programmer des rappels automatiques avant le début de la formation ou entre plusieurs sessions.
Exemple : trois jours avant une session, un message Slack ou un SMS Twilio est envoyé à tous les participants.
d) Envoi automatique des évaluations et attestations
Après la fin d’une formation, Zapier peut :
- Envoyer automatiquement un questionnaire d’évaluation (Google Forms, Typeform).
- Générer une attestation de participation via Google Docs ou Canva.
- Enregistrer les résultats dans un tableur partagé (Google Sheets, Airtable).
e) Reporting et archivage
Enfin, Zapier peut centraliser toutes les données :
- Mise à jour automatique des statistiques dans un tableau de bord Notion ou Google Data Studio.
- Archivage automatique des documents dans Google Drive ou OneDrive.
4. Exemples de “Zaps” pour la formation professionnelle
Voici quelques exemples concrets d’automatisations utiles pour les organismes de formation :
- Typeform → Google Sheets → Gmail : lorsqu’un stagiaire s’inscrit via Typeform, les données sont enregistrées dans Google Sheets et un email de bienvenue est envoyé.
- Moodle → Slack → Trello : lorsqu’un apprenant termine un module, un message de notification est posté sur Slack et une carte est créée sur Trello pour suivre le dossier.
- HubSpot → Zapier → 360Learning : lorsqu’un contact est créé dans HubSpot, il est automatiquement inscrit à une formation correspondante sur 360Learning.
Ces automatisations garantissent une expérience fluide et sans erreur, tout en réduisant considérablement la charge de travail des gestionnaires.
5. Les précautions à prendre avant d’automatiser
Avant de se lancer, il est essentiel de structurer ses processus pour éviter les erreurs d’automatisation :
- Identifier clairement les tâches répétitives et chronophages.
- Tester chaque Zap avec un petit échantillon avant un déploiement complet.
- Sécuriser les données personnelles selon le RGPD (droit d’accès, stockage sécurisé).
- Prévoir un suivi et une mise à jour régulière des automatisations.
L’objectif est d’obtenir un système efficace et sécurisé, sans perte d’informations ni doublons.
6. Former vos équipes à l’automatisation avec Zapier
Pour tirer pleinement parti de l’automatisation, les équipes formation doivent être formées aux outils no-code.
Une formation à Zapier et à la digitalisation des processus permet de :
- Comprendre les logiques de flux et d’interconnexion.
- Concevoir des automatisations adaptées à vos outils internes.
- Gérer la maintenance et l’évolution des workflows.
MON POLE FORMATION propose des parcours dédiés à la gestion automatisée de la formation et à l’intégration d’outils no-code comme Zapier, Airtable ou Make (ex-Integromat).
7. L’automatisation, au service de l’humain
Automatiser, ce n’est pas remplacer le formateur ou le gestionnaire : c’est leur libérer du temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment — la pédagogie et la relation humaine.
Les tâches administratives peuvent être confiées aux Zaps, mais l’écoute, le conseil et l’accompagnement des apprenants restent au cœur du métier.
Le Ministère du Travail souligne d’ailleurs que la digitalisation de la formation doit rester un levier d’efficacité humaine, et non un substitut à la relation apprenante.
FAQ
Zapier est-il compatible avec toutes les plateformes de formation ?
Il fonctionne avec la plupart des LMS modernes (Moodle, LearnWorlds, 360Learning, Thinkific, etc.) et peut être connecté à d’autres via des intégrations personnalisées.
Faut-il savoir coder pour utiliser Zapier ?
Non. Zapier est une solution no-code : aucune compétence technique n’est nécessaire.
Combien coûte Zapier ?
Une version gratuite existe, avec des plans payants à partir d’environ 20 € par mois selon le volume d’automatisations.
Conclusion
Automatiser la gestion de la formation avec Zapier, c’est franchir une étape clé dans la transformation digitale de la formation professionnelle.
En connectant vos outils du quotidien, vous optimisez vos processus, réduisez la charge administrative et améliorez la qualité du suivi pédagogique.
L’automatisation devient ainsi un véritable levier d’efficacité, de réactivité et de satisfaction, tant pour les équipes que pour les apprenants.
Pour apprendre à concevoir vos propres workflows et automatiser vos formations, découvrez les formations en digitalisation et automatisation de MON POLE FORMATION, spécialiste de la formation innovante et connectée.
