Introduction
Depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, l’entretien professionnel est devenu un rendez-vous incontournable entre employeur et salarié. Imposé à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, cet entretien ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation. Il répond à une obligation légale et vise à favoriser l’évolution professionnelle des collaborateurs. Pour éviter les sanctions et en faire un véritable levier de développement des compétences, il est essentiel de bien comprendre ses enjeux et de mettre en place une démarche structurée. Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’entretien professionnel obligatoire, de la réglementation aux meilleures pratiques.
- Entretien professionnel : qu’est-ce que c’est ?
L’entretien professionnel est un moment d’échange formalisé entre le salarié et l’employeur (ou son représentant), portant exclusivement sur les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur, notamment en matière de qualifications et d’emploi.
Contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, qui mesure la performance et les résultats, l’entretien professionnel a une visée prospective. Il aborde :
- Les souhaits d’évolution du salarié (mobilité, changement de poste…)
- Les besoins en formation
- La gestion des compétences
- L’accès à la certification ou à la VAE (validation des acquis de l’expérience)
- Les obligations légales de l’entretien professionnel
À qui s’adresse-t-il ?
L’entretien professionnel est obligatoire pour tous les salariés, dès 2 ans d’ancienneté, et quel que soit leur contrat de travail (CDI, CDD, temps partiel…).
À quelle fréquence doit-il être réalisé ?
- Tous les deux ans à compter de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise ou de la dernière réalisation de l’entretien.
- Tous les six ans, un état des lieux récapitulatif est obligatoire. Il permet de vérifier si le salarié a :
- Suivi au moins une action de formation.
- Acquis des éléments de certification.
- Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Que risque l’employeur en cas de non-respect ?
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, si l’entretien professionnel n’a pas été réalisé selon les règles, l’employeur s’expose à une sanction : l’abondement du CPF du salarié à hauteur de 3 000 €.
- Préparer efficacement l’entretien professionnel
Un entretien professionnel réussi se prépare en amont, tant du côté du salarié que du manager.
Côté entreprise :
- Envoyer une convocation officielle au salarié au moins une semaine avant.
- Mettre à disposition un document de préparation reprenant les thèmes abordés.
- Rassembler les informations RH utiles : formations suivies, ancienneté, évolution de poste, entretiens précédents.
Côté salarié :
- Réfléchir à ses aspirations professionnelles, à ses forces et axes de progrès.
- Identifier les besoins en formation ou en développement de compétences.
- Proposer des idées d’évolution ou de mobilité.
- Conduire l’entretien : trame et posture
L’entretien professionnel doit suivre une trame claire et se dérouler dans un cadre bienveillant.
Thèmes à aborder :
- Parcours du salarié depuis son arrivée
- Projets d’évolution professionnelle
- Besoins en compétences et formations
- Intérêt pour une VAE ou un bilan de compétences
- Équilibre entre vie pro/perso si pertinent
Bonnes pratiques managériales :
- Écouter activement et reformuler
- Prendre des notes précises
- Valoriser les réussites
- S’engager sur des actions concrètes et réalisables
L’entretien se conclut par la rédaction d’un compte rendu écrit, signé par les deux parties. Il est ensuite archivé dans le dossier RH.
- Capitaliser sur les entretiens professionnels
Un entretien professionnel ne doit pas être une formalité administrative, mais un outil stratégique de gestion des talents :
- Il alimente le plan de développement des compétences.
- Il favorise la fidélisation des collaborateurs.
- Il anticipe les besoins en recrutement ou en mobilité interne.
- Il contribue à la QVT (qualité de vie au travail) en donnant du sens au parcours professionnel.
Chez MON POLE FORMATION, nous accompagnons les entreprises dans la mise en œuvre d’un dispositif structuré d’entretiens professionnels, avec des outils pratiques et des formations pour les managers.
FAQ – Entretien professionnel obligatoire
Est-ce que l’entretien professionnel peut être mené en visioconférence ?
Oui, depuis la crise sanitaire, il est tout à fait possible de le réaliser à distance, à condition de respecter les règles de confidentialité et de formaliser l’échange par un compte rendu.
Peut-on combiner l’entretien annuel et l’entretien professionnel ?
Non, ce sont deux dispositifs distincts, avec des objectifs différents. Toutefois, ils peuvent être programmés à la même période, pour une meilleure organisation.
Qui doit mener l’entretien professionnel ?
En général, le manager de proximité. Il peut être accompagné du service RH, notamment dans les grandes entreprises.
Le salarié peut-il refuser l’entretien professionnel ?
Le salarié ne peut pas refuser un entretien prévu par la loi. S’il ne se présente pas, l’employeur doit conserver une trace écrite de sa convocation.
Conclusion
L’entretien professionnel obligatoire est bien plus qu’une contrainte légale : c’est une opportunité précieuse pour dynamiser les parcours, faire émerger les besoins en formation et accompagner la transformation des compétences. En le structurant, en le valorisant et en le suivant dans le temps, les entreprises renforcent à la fois leur performance RH et l’engagement de leurs collaborateurs.
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Pour en savoir plus sur la réglementation, consultez le site officiel service-public.fr.
