Livret d’accueil des stagiaires de Mon pôle formation

SOMMAIRE

HISTORIQUE ET PRESENTATION 

SITUATION GEOGRAPHIQUE

DROITS ET DEVOIRS DU STAGIAIRE

GESTION DES RECLAMATIONS

REGLEMENT INTERIEUR

Historique et présentation :

MON POLE FORMATION vous propose des formations dans les domaines de la bureautique, du numérique, de la gastion de projets et de l’emploi.

Toutes les formations proposées peuvent être adaptées à votre problématique, votre métier, vos besoins professionnels ou personnels, vos objectifs, votre budget…

Situation géographique :

Notre siège social se trouve au 4 rue du manoir 76350 OISSEL. Toutes nos formations sont dispensées à distance pour les particuliers. Des formations peuvent être réalisées dans les locaux des clients professionnels.

Déroulement de la formation

Pendant toute la durée de la formation, les horaires seront de 9 heures à 17 heures sauf pour les demi-journées ou les formations personnalisées.

Une pause d’une heure environ sera prévue pour le repas du midi. D’autres petites pauses seront aménagées dans la journée.

En cas d’absence ou de retard, vous devez en avertir le formateur.

Droits et devoirs du stagiaire :

Le stagiaire doit prendre connaissance du règlement intérieur et s’y conformer.

Chaque stagiaire est tenu au respect de la discrétion professionnelle.

Chaque stagiaire se doit de respecter des règles de civilité.

Le stagiaire étant acteur de sa formation, celle-ci dépendra de son dynamisme propre et de son implication personnelle.

Gestion des réclamations :

Cette procédure concerne la gestion des enregistrements de réclamations en provenance de tiers, chez MON POLE FORMATION.
Une réclamation est l’expression écrite ou réceptionnée par tout moyen traçable, actant du mécontentement d’une relation client, fondée ou non, exprimée par écrit ou par tout moyen traçable, par un Tiers, mettant en cause directement ou indirectement MON POLE FORMATION et susceptible de porter atteinte à son image ou de comporter un risque financier.

Principales étapes du traitement des réclamations :

Le formulaire et le processus de gestion des réclamations sont disponibles en ligne sur le site de MON POLE FORMATION, dans l’onglet Réclamation.

1) Réception et enregistrement de la réclamation :

Les réclamations peuvent se présenter sous forme de courrier postal ou du formulaire en ligne.

Chaque réclamation réceptionnée par tout moyen traçable fait l’objet :

 D’un enregistrement dans le tableau Excel prévu à cet effet et de l’ouverture d’un dossier (C1-I2 Tableau de bord indicateurs .xlsx) ;

 D’un accusé de réception dans un délai maximum de 3 jours ouvrables à dater de la réception de la date de la réclamation, à défaut de réponse dans ce délai.

2) Analyse de la réclamation et de son contexte :

Une reformulation de ce qui a été compris est faite afin de bien cibler la raison de la réclamation. Dans le cas d’un courrier ou courriel, un contact est établi par téléphone. Mon pole formation procède ensuite à la recherche d’information.

3) Traitement et Réponse à la réclamation :

Le traitement de la Réclamation doit être effectué dans un délai raisonnable. Pour un traitement simple, le délai de réponse ne doit en aucun cas excéder 7 jours.

Dans le cas d’une résolution complexe de la Réclamation qui entrainerait un délai de traitement plus long, il convient d’en informer le Tiers par écrit dans les 5 jours en justifiant le retard de la réponse à venir et, en tout état de cause, dans un délai maximum de 1 mois à compter de la réception de la réclamation.

Mon pole formation s’engage à :

• Fixer une échéance réaliste en fonction des possibilités (qui fait quoi, quand)
• Agir concrètement en apportant la réponse promise
• Informer le client du suivi.

4) Exploitation des réclamations :
Les réclamations feront l’objet :

– d’un report de leur nombre dans le tableau de bord annuel

– d’une analyse détaillée des causes afin de ne plus reproduire le problème

– de la mise en place d’une action corrective (processus d’amélioration continue) et de la vérification de son efficacité.

Règlement intérieur :

PRÉAMBULE

Article 1 – Objet et champ d’application du règlement
Le présent règlement s’applique à toutes les personnes participantes à une action de formation organisée par mon pole formation. Un exemplaire est remis à chaque stagiaire par l’intermédiaire du livret d’accueil. Le règlement définit les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires qui y contreviennent et les garanties procédurales applicables lorsqu’une sanction est envisagée. Toute personne doit respecter les termes du présent règlement durant toute la durée de l’action de formation.

SECTION 1 : DISCIPLINE GÉNÉRALE

Article 7 – Assiduité du stagiaire en formation
Article 7.1. – Horaires de formation
Les stagiaires doivent se conformer aux horaires fixés et communiqués au préalable par l’organisme de formation. Le non-respect de ces horaires peut entraîner des sanctions. Sauf circonstances exceptionnelles, les stagiaires ne peuvent s’absenter pendant les heures de stage.
Article 7.2. – Absences, retards ou départs anticipés
En cas d’absence, de retard ou de départ avant l’horaire prévu, les stagiaires doivent avertir l’organisme de formation et s’en justifier. L’organisme de formation informe immédiatement le financeur (employeur, administration, Fongecif, Région, Pôle emploi,…) de cet événement. Tout événement non justifié par des circonstances particulières constitue une faute passible de sanctions disciplinaires. De plus, conformément à l’article R6341-45 du Code du travail, le stagiaire – dont la rémunération est prise en charge par les pouvoirs publics – s’expose à une retenue sur sa rémunération de stage proportionnelle à la durée de l’absence.
Article 7.3. – Formalisme attaché au suivi de la formation
Le stagiaire est tenu de renseigner la feuille d’émargement au fur et à mesure du déroulement de l’action. Il peut lui être demandé de réaliser un bilan de la formation. A l’issue de l’action de formation, il se voit remettre une attestation de fin de formation et une attestation de présence au stage à transmettre, selon le cas, à son employeur /administration ou à l’organisme qui finance l’action. Le stagiaire remet, dans les meilleurs délais, à l’organisme de formation les documents qu’il doit renseigner en tant que prestataire (demande de rémunération ou de prise en charges des frais liés à la formation ; attestations d’inscription ou d’entrée en stage…).

Article 9 – Tenue
Le stagiaire est invité à se présenter au formation en tenue vestimentaire correcte.

Article 10 – Comportement
Il est demandé à tout stagiaire d’avoir un comportement garantissant le respect des règles élémentaires de savoir vivre, de savoir être en collectivité et le bon déroulement des formations.

SECTION 3 : MESURES DISCIPLINAIRES

Article 12 – Sanctions disciplinaires
Tout manquement du stagiaire à l’une des prescriptions du présent règlement intérieur pourra faire l’objet d’une sanction prononcée par le responsable de l’organisme de formation ou son représentant.
Tout agissement considéré comme fautif pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une ou l’autre des sanctions suivantes :
– rappel à l’ordre ;
– avertissement écrit par le directeur de l’organisme de formation ou par son représentant ;
– blâme ;
– exclusion temporaire de la formation ;
– exclusion définitive de la formation.
Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites.
Le responsable de l’organisme de formation informe de la sanction prise :
– l’employeur du salarié stagiaire ou l’administration de l’agent stagiaire;
– et/ou le financeur du stage.

Article 13 – Garanties disciplinaires
Article 13.1. – Information du stagiaire
Aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui. Toutefois, lorsqu’un agissement, considéré comme fautif, a rendu indispensable une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive relative à cet agissement ne peut être prise sans que le stagiaire n’ait été au préalable informé des griefs retenus contre lui et éventuellement, que la procédure ci-après décrite ait été respectée.
Article 13.2. – Convocation pour un entretien
Lorsque le directeur de l’organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction, il est procédé de la manière suivante :
– il convoque le stagiaire
– par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception ou remise à l’intéressé contre décharge
– en lui indiquant l’objet de la convocation ;
– la convocation indique également la date, l’heure et le lieu de l’entretien ainsi que la possibilité de se faire assister par une personne de son choix stagiaire ou salarié de l’organisme de formation.
Article 13.3. – Assistance possible pendant l’entretien
Au cours de l’entretien, le stagiaire peut se faire assister par une personne de son choix, notamment le délégué du stage. Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.
Article 13.4. – Prononcé de la sanction
La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus de quinze jours après l’entretien. La sanction fait l’objet d’une notification écrite et motivée au stagiaire sous forme d’une lettre recommandée ou remise contre décharge.