Depuis son entrée en vigueur en 2022, la certification Qualiopi est devenue une référence incontournable pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Elle garantit la qualité des prestations de formation et rassure les entreprises ainsi que les apprenants.
Mais comment obtenir cette certification ? Et surtout, comment la maintenir sur le long terme ? Cet article vous guide à travers les étapes clés pour décrocher Qualiopi et les bonnes pratiques pour la conserver.
1. Pourquoi la certification Qualiopi est-elle essentielle ?
La certification Qualiopi a été instaurée par la loi “Avenir Professionnel” du 5 septembre 2018. Son objectif est de garantir un niveau élevé de qualité pour les actions de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis de l’expérience (VAE) et d’apprentissage.
✅ Les avantages de Qualiopi
✔ Accès aux financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, Pôle Emploi, Régions)
✔ Crédibilité renforcée auprès des entreprises et des apprenants
✔ Amélioration continue des prestations de formation
✔ Différenciation face à la concurrence
📌 Bon à savoir : Contrairement à Datadock, qui permettait une simple déclaration, Qualiopi repose sur un audit approfondi et exige un suivi rigoureux.
2. Les étapes pour obtenir la certification Qualiopi
L’obtention de Qualiopi repose sur le respect du Référentiel National Qualité (RNQ), qui comprend 7 critères et 32 indicateurs. Voici les étapes essentielles pour vous préparer et réussir votre certification.
1️⃣ Étape 1 : Se préparer en interne
Avant de vous lancer dans l’audit, il est essentiel de :
✔ Analyser le référentiel Qualiopi et comprendre les critères
✔ Identifier les process déjà en place et ceux à améliorer
✔ Former vos équipes aux exigences du référentiel
✔ Mettre en place des outils de suivi et d’amélioration continue
Exemple : Si vous proposez des formations en ligne, vous devrez prouver que vos contenus sont bien adaptés aux besoins des apprenants et évalués régulièrement.
2️⃣ Étape 2 : Choisir un organisme certificateur
L’audit Qualiopi est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Parmi eux, on retrouve :
- Afnor Certification
- Bureau Veritas
- CertUp Maïeutika
- ICPF
- Qualianor
👉 Astuce : Comparez les délais et tarifs des organismes avant de faire votre choix.
3️⃣ Étape 3 : Réaliser l’audit initial
L’audit initial se déroule en plusieurs étapes :
✔ Analyse documentaire : Vérification de vos process et documents de suivi
✔ Évaluation sur site (ou à distance pour certains cas) : Entretien avec les responsables et observation des pratiques
✔ Remise d’un rapport avec éventuelles non-conformités
📌 Bon à savoir : Si des non-conformités sont relevées, vous avez jusqu’à 3 mois pour y remédier.
4️⃣ Étape 4 : Obtenir la certification et son attestation
Une fois l’audit réussi, votre certification est valable 3 ans avec un audit de surveillance obligatoire au bout de 18 mois.
3. Maintenir la certification Qualiopi : les bonnes pratiques
Obtenir Qualiopi est une première étape, mais la maintenir sur le long terme demande un suivi rigoureux.
✅ 1. Assurer un suivi régulier des indicateurs qualité
📊 Critère clé : Mettre en place des questionnaires de satisfaction systématiques pour mesurer l’impact de vos formations.
📊 Bonnes pratiques : Analyser les retours, ajuster les contenus et formaliser ces améliorations.
✅ 2. Maintenir une veille active
📌 Objectif : Suivre les évolutions réglementaires, pédagogiques et sectorielles.
📌 Comment ?
- Participer à des webinaires sur la formation professionnelle
- Mettre à jour ses documents administratifs et pédagogiques
- Adapter ses formations aux nouvelles technologies (ex. digital learning)
✅ 3. Anticiper l’audit de surveillance
🔍 L’audit de surveillance a lieu entre 14 et 22 mois après l’obtention de Qualiopi.
🔍 Points de vigilance :
- Conformité des documents et processus
- Preuves de l’amélioration continue
- Gestion des réclamations et du suivi des apprenants
👉 Astuce : Effectuez un audit interne quelques mois avant l’audit de surveillance pour détecter d’éventuels points faibles.
✅ 4. Impliquer toute l’équipe
Un organisme de formation ne repose pas uniquement sur son responsable. L’ensemble des formateurs et collaborateurs doivent être sensibilisés aux exigences de Qualiopi.
Bonnes pratiques :
✔ Organiser des réunions régulières sur la qualité
✔ Sensibiliser les formateurs à l’importance des feedbacks
✔ Encourager une approche d’amélioration continue
4. FAQ : Réponses aux questions courantes
💡 Quels sont les coûts de la certification Qualiopi ?
Le prix varie selon l’organisme et la taille de votre structure, mais comptez entre 900 € et 2 500 € pour l’audit initial. L’audit de surveillance a également un coût (environ 800 € – 1 500 €).
💡 Peut-on se faire accompagner pour obtenir Qualiopi ?
Oui ! De nombreux consultants spécialisés proposent un accompagnement pour préparer votre audit et structurer votre démarche qualité.
💡 Que se passe-t-il en cas de non-conformité lors de l’audit ?
Vous aurez un délai de 3 mois pour corriger les non-conformités avant un second audit.
💡 La certification est-elle obligatoire ?
Elle l’est uniquement pour les organismes qui souhaitent bénéficier des financements publics et mutualisés (CPF, OPCO, etc.).
Conclusion
La certification Qualiopi est bien plus qu’un simple label : elle garantit la qualité et la fiabilité des organismes de formation. Son obtention nécessite une bonne préparation, et son maintien exige un suivi rigoureux et une amélioration continue des process.
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