Environnement collaboratif d’entreprise : stocker, coéditer et animer ses équipes
Travailler en espaces d'équipe plutôt qu'en pièces jointes et retrouver ses documents à coup sûr
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
L'entreprise a déployé une suite collaborative complète. Dans les faits chacun continue d'envoyer des pièces jointes et de conserver ses fichiers sur son poste. Les discussions se dispersent entre la messagerie et les canaux d'équipe. Personne ne sait où déposer un document ni où le chercher quinze jours plus tard.
Ces 14 heures organisent l'usage quotidien de cet environnement. Les participants distinguent l'espace personnel de l'espace d'équipe rangent leurs documents dans des bibliothèques partagées et coéditent depuis le navigateur ou depuis le logiciel installé. Les réunions les canaux de discussion et les notes sont rattachés à un même projet.
Objectifs pédagogiques
- Distinguer l'espace de stockage personnel de l'espace d'équipe
- Déposer et retrouver un document dans une bibliothèque partagée
- Coéditer un fichier depuis le navigateur ou depuis le logiciel installé
- Organiser un espace d'équipe en canaux correspondant aux sujets traités
- Conduire une réunion en ligne et en conserver les traces utiles
- Choisir le canal adapté entre message discussion et document partagé
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Quel outil pour quel usage
- Composantes de la suite et rôle de chacune
- Espace personnel et espaces d'équipe
- Identité unique et accès depuis plusieurs appareils
- Choix du canal selon la nature de l'échange
Des bibliothèques partagées plutôt que des pièces jointes
- Dépôt et organisation dans une bibliothèque d'équipe
- Synchronisation avec le poste de travail
- Partage par lien et gestion des droits
- Recherche versions antérieures et restauration
Écrire à plusieurs sur un seul fichier
- Édition simultanée depuis le navigateur ou le logiciel installé
- Commentaires mentions et demandes de relecture
- Suivi des modifications et historique des versions
- Modèles communs pour les documents récurrents
Réunions canaux et suivi des sujets
- Création des canaux et des règles d'usage
- Organisation d'une réunion en ligne et partage d'écran
- Notes relevés de décisions et suites à donner
- Suivi des tâches rattachées à un projet
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Collaborateurs et équipes dotés d'une suite collaborative d'entreprise et souhaitant en adopter les usages au quotidien.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
La distinction est posée dès le début : l'espace personnel accueille les travaux en cours et les documents dont on reste seul responsable, l'espace d'équipe accueille tout ce qui doit survivre au départ d'une personne ou être repris par un collègue. Vous appliquez cette règle à vos propres dossiers pendant la session.
La coédition est pratiquée depuis le navigateur et depuis le logiciel installé, avec le repérage des curseurs, l'enregistrement automatique et l'historique des versions. Vous apprenez aussi à revenir à un état antérieur quand une modification a été faite par erreur.
La formation propose des critères simples : durée de vie de l'information, nombre de destinataires et besoin de retrouver la trace plus tard. À l'issue, vous savez déposer et retrouver un document dans une bibliothèque, organiser un espace d'équipe par sujet et conduire une réunion en ligne en conservant ce qui sert ensuite.