Excel — Assistanat et bureautique : produire, fiabiliser et déléguer à un assistant IA
Trois jours pour reprendre la main sur les documents récurrents et confier le reste à un assistant IA
- Certifié Qualiopi
- 3 jours — 21 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le compte rendu de réunion prend deux heures à mettre au propre. Le tableau de suivi des congés est recopié chaque mois le publipostage est refait à la main et les modèles de courrier existent en cinq versions. Les demandes arrivent en continu et la journée se termine sans que le travail de fond ait commencé.
Ces 21 heures s'adressent aux fonctions d'assistanat. Les participants industrialisent leurs documents récurrents par les modèles et le publipostage fiabilisent leurs tableaux de suivi et montent des présentations propres. Le dernier temps porte sur l'usage d'un assistant IA intégré aux outils pour rédiger synthétiser et préparer une réunion avec les précautions qui s'imposent.
Objectifs pédagogiques
- Industrialiser un document récurrent à l'aide de modèles et de champs automatiques
- Produire un courrier personnalisé en série à partir d'une liste de contacts
- Fiabiliser un tableau de suivi par les formules et les contrôles de saisie
- Monter une présentation cohérente à partir d'un masque unique
- Formuler une demande à un assistant IA puis vérifier et corriger sa production
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Arrêter de repartir de zéro
- Modèles de document et champs automatiques
- Styles et mise en forme homogène
- Insertions rapides et blocs réutilisables
- Gestion des versions et des documents partagés
Personnaliser en série
- Préparation d'une liste de destinataires exploitable
- Fusion de courriers d'étiquettes et de messages
- Conditions et champs conditionnels
- Relecture et contrôle avant envoi
Ne plus recopier
- Listes de données et mise sous forme de tableau
- Formules de calcul et fonctions de recherche
- Validation de saisie et listes déroulantes
- Tableaux croisés pour la synthèse mensuelle
Servir la prise de parole
- Masque des diapositives et modèle d'entreprise
- Structuration d'un message en quelques diapositives
- Intégration de tableaux et de graphiques mis à jour
- Documents remis aux participants
Déléguer ce qui peut l'être
- Formulation d'une demande précise et contextualisée
- Rédaction et reformulation de courriers et de comptes rendus
- Synthèse de documents longs et préparation de réunion
- Vérification des productions et données à ne pas transmettre
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistants de direction secrétaires offices managers et collaborateurs administratifs en charge de documents et de plannings récurrents.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Excel, Word et PowerPoint sont mobilisés autour des documents récurrents d'un poste d'assistanat : modèles et champs automatiques pour les courriers, formules et contrôles de saisie pour les tableaux de suivi, masque unique pour les présentations. Un assistant IA vient ensuite en appui sur ces mêmes productions.
Le courrier en série est construit dans Word à partir d'une liste de contacts et d'un document type, avec les champs de fusion, l'aperçu et le contrôle des enregistrements avant édition. Les erreurs classiques de format dans la liste source sont traitées au passage.
Vos courriers types, vos tableaux de suivi et vos supports de réunion habituels servent directement de matière. Vous repartez avec des modèles opérationnels, des tableaux fiabilisés par des contrôles de saisie et une méthode pour formuler puis vérifier une demande adressée à un assistant IA.