Google Workspace : partager, co-rédiger et organiser son équipe
Travailler à plusieurs sur les mêmes documents sans échanger de pièces jointes ni multiplier les versions
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les documents circulent en pièce jointe. Trois versions coexistent et la dernière n'est jamais celle que l'on croit. Les fichiers utiles sont enfouis dans des messages et personne ne retrouve le compte rendu de la réunion précédente. Les relectures se font par échanges successifs qui allongent les délais de validation.
Ces 14 heures font passer l'équipe du fichier joint au document partagé. Les participants organisent un espace de stockage commun règlent les droits d'accès et rédigent à plusieurs en direct. Ils utilisent les commentaires pour les relectures l'agenda partagé pour les réunions et les formulaires pour collecter des réponses.
Objectifs pédagogiques
- Organiser un espace de stockage partagé et nommer les fichiers de façon cohérente
- Régler les droits d'accès d'un fichier ou d'un dossier selon le destinataire
- Rédiger un document à plusieurs et suivre l'historique des modifications
- Mener une relecture à l'aide des commentaires et des suggestions
- Créer un formulaire de collecte et en exploiter les réponses
- Planifier une réunion en ligne à partir d'un agenda partagé
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir où se trouve la bonne version
- Espaces personnels et espaces d'équipe
- Arborescence et règles de nommage des fichiers
- Recherche et raccourcis vers les documents utiles
- Suppression restauration et archivage
Donner accès sans perdre la maîtrise
- Partage par lien et partage nominatif
- Niveaux de droits selon le rôle du destinataire
- Partage vers l'extérieur de l'organisation
- Vérification des accès déjà ouverts sur un dossier
Le document partagé remplace la pièce jointe
- Rédaction simultanée et repérage des contributeurs
- Commentaires suggestions et validation des modifications
- Historique des versions et retour en arrière
- Modèles de documents pour les productions récurrentes
Coordonner l'équipe au quotidien
- Agenda partagé et recherche de disponibilités
- Organisation et animation d'une réunion en ligne
- Création d'un formulaire de collecte
- Exploitation des réponses dans un tableau
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Équipes et collaborateurs découvrant les outils bureautiques en ligne et souhaitant travailler à plusieurs sur les mêmes documents.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Sur les deux, mais les outils sont abordés par les usages collectifs : nommage et rangement d'un espace partagé, réglage des droits selon le destinataire, co-rédaction avec historique, relecture par commentaires et suggestions, formulaire de collecte et réunion planifiée depuis un agenda partagé.
En basculant sur un document unique partagé par lien, où l'historique conserve les états successifs et où la relecture se fait par commentaires et suggestions plutôt que par pièces jointes. La séance traite aussi le nommage et le rangement qui rendent ce document retrouvable.
Non : le réglage des droits d'un fichier ou d'un dossier, la co-rédaction, les commentaires et la création de formulaires relèvent d'un utilisateur ordinaire. Seuls les paramètres appliqués à toute l'organisation supposent une intervention de l'administrateur.