Outlook — Messagerie et agenda professionnels : trier, planifier et reprendre la main
Reprendre le contrôle d'une boîte de réception saturée et d'un agenda qui se remplit tout seul
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
La boîte de réception sert à la fois de liste de tâches de mémoire et d'espace de classement. Les messages importants se perdent entre les copies pour information et les fils à rallonge. L'agenda se remplit de réunions posées par d'autres et les vraies plages de travail disparaissent. Chacun compense en traitant ses messages le soir.
Ces 14 heures partent des pratiques réelles des participants. Le tri de la boîte est automatisé par des règles et des catégories. Les messages qui appellent une action sont convertis en tâches datées. L'agenda est repris plage par plage et les prises de notes sont rattachées aux réunions et aux dossiers concernés.
Objectifs pédagogiques
- Paramétrer des règles de tri et un classement de la boîte de réception
- Convertir un message en tâche datée assortie d'un suivi visible
- Construire un agenda qui protège des plages de travail de fond
- Organiser une réunion à partir des disponibilités partagées
- Structurer ses notes de réunion et les relier aux messages concernés
- Retrouver un message ancien à l'aide des outils de recherche
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Du flux permanent au traitement organisé
- Repérage des habitudes qui alimentent la surcharge
- Règles de tri et dossiers de destination
- Catégories et indicateurs de suivi
- Traitement par lots à heures fixes
Ce qui appelle une tâche et ce qui se classe
- Distinction entre information et demande d'action
- Conversion d'un message en tâche datée
- Suivi des demandes envoyées et des relances
- Archivage et recherche des messages anciens
Protéger le temps de travail de fond
- Plages réservées et rendez-vous récurrents
- Organisation d'une réunion avec disponibilités partagées
- Délégation de l'agenda et droits d'accès
- Gestion des invitations et des temps de déplacement
Garder la trace des décisions
- Carnet de notes structuré par projet et par réunion
- Lien entre une note un message et un rendez-vous
- Relevé de décisions et attribution des suites
- Partage des notes avec les participants
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Utilisateurs réguliers de la messagerie professionnelle assistants managers et collaborateurs souhaitant organiser leur flux de messages et leur agenda.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Les trois sont abordés comme un ensemble : tri et classement de la boîte, conversion d'un message en tâche datée, construction d'un agenda qui protège des plages de travail de fond, organisation de réunion et structuration des notes reliées aux messages concernés.
En séparant ce qui se classe automatiquement de ce qui demande une décision, puis en transformant en tâche datée tout message qui ne se traite pas sur le moment. Vous construisez vos propres règles de tri et un classement qui tient dans la durée, plutôt qu'un rangement ponctuel.
C'est l'usage prévu : les règles, le classement et la mise en tâche se construisent sur des cas issus de votre activité. Vous repartez aussi avec les méthodes de recherche permettant de retrouver un message ancien sans dépendre de l'arborescence de dossiers.