Teams — Collaboration en mode projet : structurer les espaces, répartir et suivre
Sortir des projets pilotés par messagerie en regroupant fichiers échanges et tâches au même endroit
- Certifié Qualiopi
- 1 jour — 7 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
Le projet vit dans une conversation instantanée, un fichier de suivi envoyé par courriel et trois versions du même compte rendu. Personne ne sait qui fait quoi pour vendredi, les nouveaux arrivants ne retrouvent pas l'historique et le chef de projet relance sans cesse pour obtenir un état d'avancement.
Cette journée de 7 heures organise le projet dans un environnement collaboratif unique : structuration d'une équipe et de ses canaux, rangement des fichiers au plus près des échanges, création d'un plan de tâches avec responsables et échéances, puis lecture de l'avancement. À la différence d'une prise en main généraliste, tout est abordé sous l'angle du pilotage d'un projet réel.
Objectifs pédagogiques
- Structurer une équipe projet en canaux correspondant aux lots de travail
- Rattacher les fichiers du projet aux conversations et aux onglets utiles
- Créer un plan de tâches avec responsable échéance et étiquette
- Suivre l'avancement à l'aide des vues de regroupement et des indicateurs de charge
- Tenir une réunion de projet avec ordre du jour notes partagées et relevé de décisions
- Paramétrer ses notifications pour rester informé sans être interrompu en continu
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Équipes canaux et fichiers
- Choix entre une équipe par projet et un canal par lot
- Nommage des canaux et règles de publication
- Organisation des fichiers rattachés aux canaux
- Onglets utiles épinglés dans un canal
- Accueil d'un nouvel arrivant sur le projet
Qui fait quoi pour quand
- Création d'un plan de tâches rattaché au projet
- Attribution responsable échéance et étiquette
- Listes de contrôle et pièces jointes dans une tâche
- Vues par responsable par échéance et par avancement
- Vue personnelle regroupant l'ensemble de ses tâches
Réunions notifications et avancement
- Préparation d'une réunion de projet et partage de l'ordre du jour
- Prise de notes partagée et relevé de décisions
- Transformation d'un échange en tâche
- Réglage des notifications et usage des mentions
- Point d'avancement construit à partir des tâches
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Chefs de projet responsables d'équipe et contributeurs déjà utilisateurs d'une messagerie d'équipe qui souhaitent y piloter leurs projets.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
La différence porte sur la structure : les canaux correspondent aux lots de travail, les fichiers et les onglets sont rattachés au sujet, et les tâches portent un responsable et une échéance. Vous passez d'un fil de discussion où tout se mélange à un espace où l'avancement se lit sans avoir à relire les échanges.
La règle travaillée consiste à ne déposer un document que dans le canal du lot concerné et à l'épingler en onglet quand il sert de référence. Les envois en pièce jointe dans les conversations privées sont identifiés comme la principale cause de dispersion, et vous mettez en place une convention de dépôt tenable par l'équipe.
Un projet réel, même à son démarrage, permet de construire directement l'arborescence des canaux et le plan de tâches qui serviront ensuite. À défaut, un cas fourni sert de support, mais la transposition demandera un temps de reprise après la session.