Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les organismes de formation, certificateurs et organismes d’évaluation sont soumis à des obligations strictes en matière de gestion des données personnelles.
Ce cadre légal vise à renforcer les droits des individus et à assurer une meilleure transparence quant à l’utilisation de leurs informations.
Dans cet article, nous explorons les principes clés du RGPD, ses implications pour les acteurs du secteur de la formation, et les bonnes pratiques à adopter pour garantir une conformité totale.
Comprendre le RGPD et ses enjeux
Le RGPD est un règlement européen qui encadre le traitement des données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Il s’applique à toutes les organisations, qu’elles soient privées ou publiques, dès lors qu’elles manipulent ce type de données.
Pour les organismes de formation, certificateurs et organismes d’évaluation, cela concerne notamment :
- Les données des apprenants (noms, adresses, numéros de téléphone, parcours professionnels).
- Les informations des salariés et formateurs.
- Les données collectées auprès des entreprises clientes ou des partenaires.
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières lourdes, pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
Quelles sont les obligations pour les organismes de formation et leurs partenaires ?
- Identifier les données collectées et leur usage
La première étape vers la conformité consiste à dresser un inventaire des données personnelles collectées, leur finalité et les acteurs impliqués dans leur traitement. Pour un organisme de formation, cela inclut :
- Les bases de données des apprenants.
- Les informations nécessaires aux inscriptions et certifications.
- Les données utilisées pour les évaluations des compétences.
- Obtenir le consentement des personnes concernées
Le RGPD impose que le consentement soit clair, explicite et recueilli avant tout traitement de données. Lors de l’inscription à une formation, par exemple, un formulaire doit préciser :
- Pourquoi les données sont collectées.
- Comment elles seront utilisées.
- Combien de temps elles seront conservées.
- Garantir la sécurité des données
Les organismes doivent mettre en place des mesures pour protéger les données personnelles contre les risques de perte, vol ou usage non autorisé. Cela peut inclure :
- La sécurisation des systèmes informatiques.
- L’utilisation de mots de passe robustes et d’outils de chiffrement.
- La formation des employés sur les bonnes pratiques en matière de cybersécurité.
- Respecter les droits des individus
Le RGPD confère aux citoyens plusieurs droits qu’il convient de respecter :
- Le droit d’accès: les individus peuvent demander une copie des données les concernant.
- Le droit à l’oubli: ils peuvent demander la suppression de leurs données.
- Le droit à la portabilité: ils peuvent récupérer leurs données dans un format lisible pour les transmettre à un autre organisme.
- Nommer un délégué à la protection des données (DPO)
Pour les structures manipulant un volume important de données, la désignation d’un DPO est obligatoire. Ce professionnel veille à la conformité des pratiques de l’organisme et sert de point de contact avec la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).
Les bonnes pratiques pour une conformité durable
Établir une politique de confidentialité claire
Une politique de confidentialité, mise à disposition sur le site internet de l’organisme ou dans les documents contractuels, est essentielle pour informer les parties prenantes.
Effectuer des audits réguliers
Un audit interne ou externe permet d’identifier les points faibles du système de gestion des données et de mettre en place des actions correctives.
Sensibiliser les équipes
La formation des collaborateurs est cruciale pour garantir une gestion conforme des données. Cela passe par des sessions d’apprentissage sur les principes du RGPD et les gestes à adopter au quotidien.
Collaborer avec des partenaires conformes
Les organismes de formation doivent également s’assurer que leurs prestataires (certificateurs, plateformes d’évaluation) respectent le RGPD. Des contrats de sous-traitance précisant les responsabilités de chaque partie sont recommandés.
FAQ : Les questions fréquentes sur le RGPD et la formation
- Un organisme de formation peut-il partager les données des apprenants avec un employeur ?
Oui, mais uniquement avec le consentement explicite de l’apprenant ou si cela est nécessaire pour la mise en œuvre du contrat (par exemple, pour une alternance). - Combien de temps peut-on conserver les données des stagiaires ?
Les données doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur finalité, par exemple le suivi post-formation. - Que faire en cas de violation des données ?
Il est obligatoire de notifier la CNIL dans les 72 heures et d’informer les personnes concernées si la violation présente un risque pour leurs droits.
Conclusion
La conformité au RGPD n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un gage de confiance pour les apprenants, les entreprises partenaires et les salariés. En adoptant des pratiques transparentes et sécurisées, les organismes de formation, certificateurs et organismes d’évaluation renforcent leur crédibilité et s’assurent une gestion éthique des données personnelles.
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