Archivage des documents juridiques : classer, sécuriser et gérer les accès
Retrouver le bon document juridique en quelques secondes et maîtriser qui peut y accéder
- Certifié Qualiopi
- 0,29 jour — 2 h
- À distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
Une direction juridique produit et reçoit des documents dont la valeur dépend de la façon dont ils sont conservés. Contrats originaux procès-verbaux délégations de pouvoirs pièces de contentieux : quand l'arborescence s'est construite au fil des dossiers personne ne sait plus quelle version fait foi ni qui a accès à quoi. Le jour d'un contrôle ou d'un litige la recherche devient coûteuse.
Ces deux heures proposent une méthode de classement applicable à un fonds juridique déjà constitué. Plan de classement règles de nommage durées de conservation et gestion des habilitations sont traités ensemble. Chaque participant repart avec une trame de plan de classement à adapter à son service.
Objectifs pédagogiques
- Construire un plan de classement adapté aux familles de documents juridiques
- Définir des règles de nommage et de gestion des versions
- Fixer une durée de conservation par catégorie de document
- Organiser les habilitations d'accès selon les besoins des utilisateurs
- Préparer la reprise d'un fonds documentaire existant
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir ce que l'on détient
- Recensement des familles de documents et de leurs producteurs
- Distinction entre original copie et version de travail
- Documents à valeur probatoire et documents de gestion
- Repérage des doublons et des zones de stockage parallèles
Une place pour chaque document
- Construction d'une arborescence par famille et par dossier
- Règles de nommage stables et lisibles dans la durée
- Gestion des versions et identification de la version signée
- Durées de conservation et règles d'élimination
Qui voit quoi
- Définition des profils d'accès et des habilitations
- Traitement des documents sensibles et des dossiers de contentieux
- Conservation des originaux papier et des documents signés électroniquement
- Traçabilité des consultations et des modifications
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Juristes et assistants juridiques ainsi que responsables administratifs documentalistes et secrétaires généraux.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
La durée se détermine catégorie par catégorie, en partant de l'usage du document, de sa valeur probatoire et des obligations propres à son type. La séance fait construire ce tableau de conservation pour les familles de documents réellement détenues, et en tirer les règles de sort final.
La reprise commence par un inventaire sommaire et le repérage des documents engageants, avant tout reclassement exhaustif qui ne se terminerait jamais. La séance donne la méthode de traitement d'un fonds existant, avec les règles de nommage et de gestion des versions à poser pour arrêter l'accumulation.
Les habilitations se définissent par besoin d'accès et non par niveau hiérarchique : qui doit consulter, qui peut modifier, qui décide du versement définitif. La séance fait articuler ce découpage avec le plan de classement, afin que les droits suivent la structure plutôt que des exceptions individuelles.