Assistant achat : traiter les commandes, suivre les fournisseurs et fiabiliser
Tenir la chaîne administrative des achats sans laisser filer les commandes ni les litiges
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
L'assistant achat est au carrefour : le prescripteur relance, le fournisseur conteste une facture, la comptabilité bloque un règlement faute de réception enregistrée. Les commandes s'accumulent, les accusés de réception manquent et la base fournisseurs se remplit de doublons que personne ne nettoie.
Deux jours pour structurer le poste : traiter les demandes d'achat dans un ordre tenable, passer et suivre les commandes, relancer efficacement, instruire les litiges de facturation et maintenir une base fournisseurs propre. Les participants repartent avec des documents types adaptés à leur organisation.
Objectifs pédagogiques
- Traiter une demande d'achat jusqu'à l'émission de la commande
- Suivre les commandes et relancer les fournisseurs en retard
- Instruire les écarts de réception et les litiges de facturation
- Tenir une base fournisseurs fiable et à jour
- Préparer les éléments comparatifs utiles à l'acheteur
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir qui attend quoi
- Situer l'assistant entre prescripteur acheteur et comptabilité
- Repérer les documents qui engagent l'entreprise
- Identifier les informations à obtenir avant de traiter une demande
- Fixer ses priorités quand tout arrive en même temps
De la demande à la réception
- Contrôler la complétude d'une demande d'achat
- Émettre une commande conforme aux conditions négociées
- Suivre les accusés de réception et les délais annoncés
- Construire une relance écrite qui obtient une réponse
Débloquer ce qui coince
- Traiter un écart de quantité ou de qualité à la réception
- Instruire un litige de facturation avec les pièces justificatives
- Coordonner la levée d'un blocage de règlement
- Documenter l'incident pour l'évaluation du fournisseur
Une base propre et des chiffres utiles
- Créer et mettre à jour une fiche fournisseur complète
- Éliminer les doublons et les références obsolètes
- Extraire les dépenses par famille et par fournisseur
- Préparer un comparatif d'offres exploitable par l'acheteur
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistants achats et gestionnaires approvisionnement ainsi que toute personne assurant le suivi administratif des commandes et des fournisseurs.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
La formation traite la chaîne administrative, de la demande d'achat jusqu'à la réception et au traitement des écarts, ainsi que la préparation des éléments comparatifs que l'acheteur utilisera. La conduite de l'entretien de négociation relève d'un autre parcours et n'est pas travaillée ici.
Vous travaillez la relance graduée : rappel factuel appuyé sur la commande et la date confirmée, puis escalade documentée si l'écart persiste. La traçabilité de ces échanges est ce qui permet ensuite d'instruire un écart de réception ou un litige de facturation sans discussion sur les faits.
Savoir saisir et consulter une commande dans votre système suffit, le programme ne porte pas sur un logiciel particulier. Vous en sortez capable de traiter une demande jusqu'à l'émission de la commande, d'instruire un écart de réception et de tenir une base fournisseurs exploitable par tout le service.