Assistant(e) d’équipe : coordonner, fluidifier et soutenir le collectif
Passer du rôle de relais administratif à celui de véritable appui de la performance collective
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
L'assistant(e) d'équipe reçoit des demandes de plusieurs collaborateurs qui ignorent ce que les autres ont déjà demandé. L'information circule mal : certains apprennent une échéance trop tard, d'autres refont un travail déjà fait. Le poste est vécu comme un guichet alors qu'il pourrait être un point d'appui du collectif.
Deux jours pour installer une contribution visible à la performance de l'équipe : organiser la circulation de l'information, fiabiliser les rituels collectifs, soutenir l'avancement des projets et faire remonter les signaux faibles. Les outils construits sont directement transposables à l'équipe du participant.
Objectifs pédagogiques
- Situer sa contribution dans les objectifs et les livrables de l'équipe
- Organiser la circulation de l'information entre les membres du collectif
- Préparer et fiabiliser les rituels d'équipe et leurs comptes rendus
- Suivre l'avancement des projets et alerter sur les écarts
- Faire vivre les outils communs sans alourdir le quotidien de chacun
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Sortir de la logique de guichet
- Relier les demandes reçues aux objectifs de l'équipe
- Repérer les tâches qui gagnent à être centralisées
- Identifier les attentes de chaque membre de l'équipe
- Poser des règles de sollicitation acceptées par tous
Le bon niveau d'information pour chacun
- Choisir le canal adapté selon l'urgence et le nombre de destinataires
- Construire un point d'information périodique lisible
- Éviter la double saisie et les versions concurrentes
- Archiver ce qui doit rester accessible au collectif
Des réunions préparées et suivies d'effet
- Préparer l'ordre du jour avec le responsable et les contributeurs
- Tenir la logistique et les convocations sans oubli
- Prendre des notes orientées décisions et engagements
- Diffuser un relevé de décisions dans un délai court
Voir venir plutôt que constater
- Tenir un suivi d'échéances partagé par l'équipe
- Relancer les contributeurs avec le bon niveau d'insistance
- Repérer les signaux d'un projet qui dérape
- Alerter le responsable avec des faits et non des impressions
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s d'équipe et de service ainsi que les secrétaires intervenant au service de plusieurs collaborateurs.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
La différence tient à la multiplicité des demandeurs et à l'absence de priorité évidente : la contribution se situe au niveau des livrables du collectif plutôt qu'au service d'une personne. Le parcours porte sur la circulation de l'information, les rituels d'équipe et le suivi d'avancement qui permet d'alerter à temps.
L'adoption se joue sur le coût d'usage : un outil partagé tient si la mise à jour demande moins d'effort que le suivi personnel qu'il remplace. La formation fait examiner les outils existants de l'équipe pour retirer ce qui n'est plus alimenté et fixer avec le collectif quelques règles d'usage simples.
Le suivi d'avancement repose sur des points de passage datés plutôt que sur les seules échéances finales, ce qui permet de voir l'écart se former. Le parcours fait construire ce suivi et travaille la formulation de l'alerte, qui doit indiquer l'écart, sa cause probable et l'option proposée.