Assistant(e) de direction : organiser, communiquer et fiabiliser le binôme
Gérer l'agenda les priorités et la communication d'une direction sans perdre la main sur l'imprévu
- Certifié Qualiopi
- 7 jours — 49 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le poste combine des exigences contradictoires : un agenda qui change plusieurs fois par jour, des interlocuteurs qui veulent tous un accès direct au dirigeant, des dossiers confidentiels et des demandes urgentes qui arrivent en fin de journée. Sans méthode l'assistant de direction subit le flux au lieu de l'organiser.
Sept jours pour construire les pratiques du poste : organisation et filtrage, gestion de l'agenda et des déplacements, préparation des réunions et comptes rendus, écrits professionnels et relation avec le dirigeant comme avec les équipes. Le parcours s'adresse à une prise de poste ou à une professionnalisation de l'assistanat de direction.
Objectifs pédagogiques
- Organiser son poste pour absorber les urgences sans désorganiser le reste
- Gérer un agenda de direction et arbitrer les demandes d'accès
- Préparer un déplacement professionnel de bout en bout
- Préparer une réunion et rédiger un compte rendu exploitable
- Rédiger les écrits courants de la direction avec le niveau de langue attendu
- Tenir la confidentialité et la posture attendues dans le binôme avec le dirigeant
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Se situer dans le binôme avec la direction
- Clarifier les missions et les limites de délégation
- Identifier les attentes explicites et implicites du dirigeant
- Tenir la confidentialité au quotidien
- Construire les règles de fonctionnement du binôme
Absorber l'imprévu sans perdre le fil
- Construire un système de suivi des dossiers
- Distinguer l'urgence réelle de l'urgence ressentie
- Filtrer les sollicitations et orienter les interlocuteurs
- Préparer la journée et la semaine du dirigeant
La logistique qui ne doit jamais faillir
- Gérer un agenda partagé et ses arbitrages
- Organiser un déplacement et son dossier de voyage
- Préparer une réunion et son dossier de séance
- Assurer le suivi des décisions prises
Des documents clairs et sans reprise
- Structurer un courrier et un courriel professionnels
- Rédiger un compte rendu fidèle et synthétique
- Adapter le niveau de langue au destinataire
- Relire et fiabiliser avant diffusion
Tenir sa place face à tous les interlocuteurs
- Adapter sa communication aux interlocuteurs internes et externes
- Dire non et proposer une alternative
- Gérer une demande pressante ou un interlocuteur mécontent
- Travailler avec les autres assistants et les équipes
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistants de direction en prise de poste secrétaires évoluant vers ce métier et assistants souhaitant professionnaliser leur pratique.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Il désigne le fonctionnement construit à deux : ce que l'assistant traite sans en référer, ce qu'il prépare pour décision et ce qui reste au dirigeant. Le parcours consacre un temps à la formalisation de ce partage, ainsi qu'à la posture et à la confidentialité qu'il suppose.
On travaille la structure de la journée : des plages protégées pour les tâches de fond, un créneau prévu pour les demandes imprévues et une règle de reprise après interruption. La formation part d'un relevé de la répartition réelle du temps de chacun, ce qui rend les arbitrages concrets plutôt que théoriques.
Oui, il est construit pour une prise de fonction ou une évolution depuis un poste de secrétariat : chaque bloc part des situations de base avant d'aller vers les écrits de direction et la tenue du binôme. La durée sert à installer des pratiques et à les éprouver plutôt qu'à empiler des contenus.