Assistant(e) de plusieurs managers : arbitrer, négocier et tenir ses délais
Servir plusieurs managers aux exigences différentes sans subir leurs urgences ni devenir indisponible
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Trois managers demandent la même chose pour le même jour et chacun considère sa demande prioritaire. L'assistant(e) accepte tout puis constate qu'il est impossible de tenir. Les arbitrages se font dans l'urgence et souvent au profit du plus insistant ou du plus proche hiérarchiquement.
Deux jours pour construire un mode de fonctionnement explicite avec chaque manager : règles de sollicitation, critères de priorité partagés, façon d'annoncer un délai et de renégocier un engagement. Les situations de tension les plus fréquentes sont rejouées jusqu'à trouver une formulation tenable.
Objectifs pédagogiques
- Établir avec chaque manager des règles de sollicitation explicites
- Hiérarchiser des demandes concurrentes à partir de critères partagés
- Annoncer un délai réaliste et le tenir ou le renégocier à temps
- Refuser ou différer une demande sans dégrader la relation
- Rendre visible sa charge de travail auprès de ses donneurs d'ordre
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Comprendre ce que chacun attend vraiment
- Recenser les managers servis et la nature de leurs demandes
- Repérer les modes de fonctionnement et les irritants de chacun
- Mesurer la charge réelle générée par chaque périmètre
- Identifier les zones de recouvrement et de conflit
Poser les règles avant la crise
- Préparer un entretien de cadrage avec chaque manager
- Formaliser les délais usuels et les canaux de sollicitation
- Définir ce qui relève de l'urgence et ce qui n'en relève pas
- Faire valider les règles et les rendre visibles
Décider vite avec des critères solides
- Appliquer des critères de priorité connus des managers
- Distinguer l'urgence réelle de l'urgence ressentie
- Faire trancher le conflit de priorité par les managers eux-mêmes
- Tracer les arbitrages rendus pour pouvoir les expliquer
Dire non sans rompre
- Annoncer un délai qui ne correspond pas à l'attente
- Refuser une demande en proposant une alternative
- Signaler une surcharge avant qu'elle ne produise un incident
- Réparer la relation après un arbitrage mal vécu
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s et secrétaires travaillant pour plusieurs responsables au sein d'un même service ou de services différents.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
L'accent porte sur la relation : établir avec chaque manager des règles de sollicitation, hiérarchiser des demandes concurrentes à partir de critères partagés et rendre visible sa charge de travail. Les techniques d'organisation personnelle sont présentes, mais au service de cette négociation permanente entre plusieurs responsables.
La règle travaillée est de ne pas arbitrer seul entre deux responsables de même niveau : on expose la charge et les deux échéances, on propose un ordre argumenté et on laisse le choix se faire en connaissance de cause. La formation entraîne à cette formulation, y compris quand la demande est pressante.
Le refus tient s'il porte sur le délai et non sur la personne : on reconnaît la demande, on annonce ce qui est possible et à quel moment, puis on propose une solution de remplacement. Les mises en situation portent sur ces formulations et sur le moment où il vaut mieux renégocier un délai que de le laisser passer.