Assistant(e) : organiser, communiquer et suivre ses missions clés
Tenir à la fois l'organisation, la communication et le suivi des dossiers sans subir les urgences
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le poste d'assistant(e) se remplit d'un peu de tout : un agenda qui bouge sans arrêt, des demandes qui arrivent par téléphone et par messagerie en même temps, des dossiers à relancer. Faute de repères sur le périmètre réel du métier, on traite ce qui crie le plus fort et on laisse filer ce qui compte.
Deux jours pour poser les missions qui structurent la fonction : organiser le travail et l'information, communiquer avec les interlocuteurs internes et externes, suivre les dossiers jusqu'à leur terme. Chaque participant repart avec la cartographie de son poste et un plan de progression.
Objectifs pédagogiques
- Délimiter le périmètre de son poste et ses zones d'autonomie
- Organiser l'agenda et les déplacements en anticipant les aléas
- Structurer le classement et la circulation de l'information
- Adapter sa communication écrite et orale à chaque interlocuteur
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur clôture
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir ce que recouvre vraiment la fonction
- Distinguer les tâches d'exécution des missions de coordination
- Repérer les attentes implicites de son manager et de ses interlocuteurs
- Identifier ses marges d'initiative et ses limites
- Formuler son rôle en une phrase compréhensible par tous
Tenir l'agenda et les dossiers sans perte
- Gérer un agenda soumis aux modifications de dernière minute
- Préparer les déplacements et les réunions en amont
- Construire un plan de classement partagé et durable
- Sécuriser la traçabilité des documents sensibles
Le bon message au bon interlocuteur
- Adapter le registre à l'interlocuteur interne ou externe
- Poser des questions de cadrage avant d'agir
- Rédiger des messages courts qui appellent une décision
- Dire non ou différer sans fermer la relation
Relancer sans harceler et clore proprement
- Mettre en place un outil de suivi simple et réellement tenu à jour
- Repérer les dossiers qui s'enlisent et les signaler
- Construire une relance écrite qui obtient une réponse
- Clore un dossier et archiver ce qui doit l'être
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s et secrétaires en prise de fonction ainsi que toute personne occupant un poste d'assistanat sans avoir été formée au métier.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Elle reprend les fondations du métier dans l'ordre où elles se posent : délimiter son périmètre et ses zones d'autonomie, organiser agenda et déplacements, structurer le classement, adapter ses écrits et suivre les dossiers jusqu'à leur clôture. L'intérêt pour une personne en poste est de nommer des pratiques acquises par tâtonnement et d'en corriger les angles morts.
La zone d'autonomie se construit explicitement plutôt qu'au cas par cas : on liste les situations récurrentes, on propose pour chacune un niveau de décision et on le fait valider par son responsable. La formation fournit cette trame et fait préparer l'échange qui permet de la faire acter.
La règle travaillée est qu'un classement se conçoit depuis la recherche et non depuis le rangement : on part des questions que les collègues poseront pour retrouver un document, puis on fixe des intitulés et une arborescence stables. Les exercices portent sur des classements réels apportés par les participants.