Assistant(e)s : construire un tableau de bord et suivre le budget
Produire des indicateurs fiables et suivre un budget de service sans se noyer dans les tableaux
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le tableau de bord demandé par le manager devient un tableur qui grossit chaque mois sans jamais servir à décider. Les chiffres sont ressaisis à la main donc parfois faux. Côté budget les dépenses sont enregistrées mais l'écart avec la prévision n'apparaît qu'au moment où il est trop tard pour agir.
Deux jours pour construire un tableau de bord réellement utilisé et tenir le suivi budgétaire d'un service : choisir quelques indicateurs qui éclairent une décision, fiabiliser la collecte des données, présenter les résultats lisiblement et expliquer un écart. Chaque participant travaille sur son propre tableau et sur ses lignes budgétaires.
Objectifs pédagogiques
- Choisir des indicateurs reliés aux décisions attendues par le service
- Fiabiliser la collecte et la mise à jour des données sources
- Construire un tableau de bord lisible et tenable dans le temps
- Suivre l'exécution d'un budget de fonctionnement ligne par ligne
- Analyser un écart budgétaire et préparer les éléments d'explication
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Des indicateurs qui servent à décider
- Identifier les décisions que le tableau doit éclairer
- Choisir un nombre restreint d'indicateurs pertinents
- Définir précisément le mode de calcul de chaque indicateur
- Fixer la périodicité et les destinataires
Des chiffres auxquels on peut se fier
- Repérer les sources de données disponibles et leur qualité
- Limiter les ressaisies et les risques d'erreur
- Documenter les conventions de calcul et les périodes retenues
- Mettre en place un contrôle de cohérence avant diffusion
De la prévision à l'exécution
- Comprendre la construction d'un budget de fonctionnement
- Suivre les engagements et les dépenses réalisées
- Rapprocher les factures des lignes budgétaires
- Repérer un dépassement avant la fin de l'exercice
Faire parler les chiffres devant un décideur
- Choisir la représentation adaptée à chaque indicateur
- Mettre en évidence les écarts et les tendances
- Formuler une explication d'écart étayée par des faits
- Proposer des pistes d'action au vu des résultats
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s et secrétaires chargés du suivi d'activité ou du suivi budgétaire d'un service.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le parcours porte sur le choix des indicateurs, la fiabilité des données sources et la lisibilité du support, pas sur les fonctions avancées d'un tableur. Une pratique courante des calculs simples et des mises en forme suffit pour réaliser les travaux proposés.
La tenue dans la durée dépend de la collecte : identifier une source unique par indicateur, fixer une date de remontée et limiter le nombre d'indicateurs à ce qui est réellement lu. La formation fait examiner un tableau existant pour retirer ce qui n'est ni alimenté ni utilisé dans les décisions.
L'attendu est de suivre l'exécution ligne par ligne, de repérer un écart dès qu'il se forme et de préparer les éléments qui l'expliquent pour son responsable. L'analyse porte sur la nature de l'écart et sur ce qui reste engageable d'ici la fin de l'exercice.