Assistant(e)s et outils collaboratifs : partager, coordonner et animer
Travailler à plusieurs sur les mêmes documents sans versions perdues ni messages qui se croisent
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les outils collaboratifs ont été déployés mais chacun les utilise à sa façon. Les documents circulent encore en pièces jointes et reviennent en plusieurs versions. Les conversations se dispersent entre la messagerie et les salons de discussion et personne ne sait plus où se trouve la dernière décision.
Deux jours pour installer des usages communs : organiser un espace partagé qui reste lisible dans la durée, choisir le canal adapté à chaque échange, coéditer un document sans se gêner et animer une réunion à distance. Les règles d'usage sont écrites pendant la session pour être proposées à l'équipe.
Objectifs pédagogiques
- Structurer un espace de travail partagé qui reste lisible dans la durée
- Choisir le canal adapté selon la nature et l'urgence de l'échange
- Coéditer un document en gérant les versions et les commentaires
- Organiser et animer une réunion à distance qui tient son ordre du jour
- Rédiger des règles d'usage acceptées et applicables par l'équipe
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Une arborescence que l'on retrouve six mois plus tard
- Choisir entre espace d'équipe et espace de projet
- Définir des règles de nommage et de rangement tenables
- Gérer les droits d'accès et les partages vers l'externe
- Traiter les documents obsolètes et les doublons
Arrêter de tout envoyer par messagerie
- Distinguer la conversation informelle de l'échange qui doit rester tracé
- Réserver la messagerie à ce qui l'exige vraiment
- Utiliser les salons de discussion sans créer de bruit
- Rendre une décision retrouvable par ceux qui n'étaient pas présents
Un seul document vivant plutôt que des pièces jointes
- Travailler à plusieurs sur un même fichier sans écrasement
- Utiliser les commentaires et les suggestions pour arbitrer
- Suivre l'historique et revenir à un état antérieur
- Figer une version de référence et la diffuser
Des visioconférences courtes et suivies d'effet
- Préparer la convocation et les documents en amont
- Cadrer la prise de parole et l'usage de la caméra
- Acter les décisions et les engagements en séance
- Diffuser le relevé et suivre les actions décidées
- Automatiser les tâches de coordination les plus répétitives
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s et secrétaires amenés à coordonner le travail d'une équipe équipée d'outils collaboratifs.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Elle porte sur les usages : structurer un espace partagé qui reste lisible, choisir le canal selon la nature et l'urgence de l'échange, coéditer en gérant versions et commentaires, animer une réunion à distance. Les manipulations sont transposables d'une suite collaborative à une autre plutôt que liées à un outil unique.
La lisibilité tient à des conventions décidées dès le départ : profondeur d'arborescence limitée, règles de nommage, séparation entre espace de travail et espace d'archive, responsable identifié du ménage périodique. La formation fait rédiger ces règles sous une forme courte que l'équipe puisse réellement appliquer.
Une règle tient si elle est peu nombreuse, justifiée par un incident vécu et validée par l'équipe plutôt qu'imposée. Le parcours fait préparer la séance où ces règles sont proposées et discutées, et travaille les relances à tenir dans les semaines suivantes pour que l'usage s'installe.