Assistant(e)s : gagner du temps, s’organiser et arbitrer ses priorités
Reprendre la main sur un temps morcelé par les interruptions et par les urgences des autres
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
La journée d'un assistant se compose d'interruptions : un appel, un collègue qui passe, une demande qui arrive par messagerie pendant qu'une autre est en cours. Les tâches de fond reculent de jour en jour et le sentiment de n'avoir rien terminé s'installe malgré une activité soutenue.
Deux jours pour construire une organisation qui résiste aux aléas du poste : mesurer où part réellement le temps, distinguer l'urgence de l'importance quand les priorités viennent d'autrui, protéger des plages de travail de fond et traiter les interruptions sans casser la relation. Le plan d'organisation est bâti sur une semaine réelle du participant.
Objectifs pédagogiques
- Mesurer la répartition réelle de son temps sur une semaine type
- Distinguer l'urgence et l'importance sur des demandes reçues d'autrui
- Planifier les tâches de fond en protégeant des plages dédiées
- Traiter les interruptions sans perdre le fil de la tâche en cours
- Organiser le traitement de sa messagerie et de ses relances
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Mesurer avant de vouloir gagner
- Relever l'emploi réel d'une semaine de travail
- Repérer les tâches à faible valeur et les tâches répétitives
- Identifier les moments d'interruption les plus fréquents
- Distinguer le temps subi du temps choisi
Quand ce sont les autres qui fixent l'urgence
- Différencier l'urgence réelle de la pression exercée
- Appliquer des critères de priorité explicites et défendables
- Négocier un délai plutôt que subir une échéance
- Rendre ses arbitrages lisibles pour ses interlocuteurs
Une semaine type qui tient
- Construire une semaine type intégrant les aléas connus
- Réserver des plages de travail de fond et les faire respecter
- Regrouper les tâches de même nature
- Anticiper les pics d'activité récurrents
Reprendre le fil sans tout perdre
- Traiter une interruption en quelques instants ou la différer
- Organiser le traitement de la messagerie par plages
- Mettre en place un suivi des relances qui ne repose pas sur la mémoire
- Clore sa journée en préparant la suivante
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistant(e)s et secrétaires confrontés à un volume élevé de sollicitations et de tâches simultanées.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
C'est précisément son angle : distinguer urgence et importance sur des demandes que l'on ne choisit pas, protéger des plages pour les tâches de fond et traiter les interruptions sans perdre le fil. Le travail part d'un relevé de la répartition réelle du temps sur une semaine type, ce qui déplace la discussion des intentions vers les faits.
Le coût de reprise se réduit par des gestes simples travaillés en séance : noter le point d'arrêt avant de basculer, regrouper les interruptions prévisibles et fixer des moments où l'on est joignable. L'objectif n'est pas de supprimer les sollicitations mais de limiter le nombre de reprises à froid.
Oui, les travaux prennent appui sur les données réelles de chacun : répartition du temps sur une semaine, volume de messages traités, relances en cours. Ces éléments permettent de sortir avec une organisation ajustée à son poste plutôt qu'avec des principes généraux.