Assistant formation : organiser les sessions, suivre les dossiers et tracer les actions
Deux jours pour tenir l'organisation des sessions et la traçabilité complète des dossiers de formation
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
L'assistant formation absorbe les demandes des managers, les plannings de sessions et les relances de prestataires. Quand le circuit n'est pas posé, les convocations partent tard, les conventions se signent après la session et les preuves manquent au moment du bilan ou d'un audit.
Ces 14 heures reconstituent le processus complet d'une action de formation, de la demande initiale à la clôture du dossier. Les participants installent un circuit de traitement, une trame de suivi des sessions et une liste des pièces à conserver à chaque étape. Ils repartent avec un tableau de suivi adapté à leur organisation.
Objectifs pédagogiques
- Situer le rôle de l'assistant formation dans le circuit de décision et de traitement des demandes
- Organiser une session de formation depuis la convocation jusqu'à l'évaluation à chaud
- Constituer un dossier administratif complet pour une action interne ou externe
- Préparer une demande de prise en charge auprès de l'opérateur de compétences
- Tenir un tableau de suivi des sessions des coûts et des pièces justificatives
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Qui décide quoi et à quel moment
- Place de l'assistant entre les managers le responsable formation et les prestataires
- Étapes d'une action depuis la demande jusqu'à la clôture
- Documents produits et attendus à chaque étape
- Repérage des points de blocage récurrents dans son organisation
La logistique qui fait tenir le calendrier
- Planification des sessions et gestion des contraintes de service
- Convocations inscriptions et relances des participants
- Réservation des salles et préparation des accès pour les sessions à distance
- Coordination avec les formateurs internes et les prestataires
- Gestion des annulations et des remplacements de dernière minute
Du devis à la facture sans rupture
- Conventions conditions générales et bons de commande
- Constitution d'une demande de prise en charge auprès de l'opérateur de compétences
- Suivi budgétaire des engagements et des dépenses réalisées
- Contrôle des factures et traitement des écarts avec le devis
Produire la preuve au bon moment
- Feuilles de présence certificats de réalisation et attestations de fin de formation
- Recueil et exploitation des évaluations à chaud et à froid
- Archivage organisé des pièces et règles de classement
- Préparation des éléments attendus lors d'un audit qualité ou d'un bilan annuel
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistants et gestionnaires de formation ainsi que collaborateurs du service RH chargés du suivi administratif et logistique des actions de formation.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Elle porte sur la gestion : situer le rôle de l'assistant formation dans le circuit des demandes, organiser une session de la convocation à l'évaluation à chaud, constituer les dossiers administratifs et tenir le tableau de suivi. La conception des contenus pédagogiques n'est pas traitée.
On travaille à partir d'une liste de pièces attendues par type d'action, interne ou externe, et d'un point de contrôle à chaque étape du circuit plutôt qu'en fin de parcours. Les relances sont ainsi déclenchées pendant la session, quand les interlocuteurs sont encore mobilisés sur le sujet.
Convention, programme, devis, convocations et éléments de présence constituent la base attendue par l'opérateur de compétences. La formation montre comment les assembler et les contrôler avant transmission, puis comment les rattacher au tableau de suivi des sessions, des coûts et des justificatifs.