Description
FORMATION NOTAIRES · RÉF. G8
Automatiser les processus sans fragiliser le contrôle
Industrialiser les tâches répétitives en conservant les points d'arrêt humains.
Durée7 h · 1 jour
ModalitésPrésentiel ou distanciel
EffectifIndividuel ou 2 à 10
TarifSur devis
01
Présentation et contexte
Collecte de pièces, relances, préparation des dossiers, suivi des formalités : une part importante du temps de l'office est consacrée à des tâches répétitives. La journée construit des automatisations réalistes et leurs garde-fous.
02
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Identifier les tâches automatisables au sein de l'office.
- Structurer les données et les circuits de collecte.
- Construire des automatisations simples sans programmation.
- Maintenir les points de contrôle humains indispensables.
- Mesurer les gains et documenter les traitements.
03
Public, prérequis et organisation
PUBLIC CONCERNÉNotaires titulaires et associés, responsables ad-
PRÉREQUISBonne maîtrise des outils bureautiques. dossiers, aux types d'actes et aux situations rencontrées par les participants.
FORMATFormation individuelle ou groupe de 2 à 10 participants, en intra-office ou en session inter-offices.
PERSONNALISATIONProgramme ajusté après analyse du besoin et cas de travail adaptés aux dossiers rencontrés.
DÉLAIS D’ACCÈSInscription après entretien de cadrage ; dates fixées d’un commun accord.
ACCESSIBILITÉBesoins liés au handicap étudiés en amont avec notre référent handicap.
04
Programme détaillé
M1 · 2 h 00
Identifier et structurer
Commencer par le bon chantier.
- Cartographie des tâches répétitives par service.
- Critères de sélection : volume, fréquence, stabilité, risque.
- Structuration des données et règles de saisie. Atelier — Prioriser les chantiers d'automatisation de l'office.
M2 · 2 h 30
Automatiser
Sans écrire une ligne de code.
- Collecte des pièces clients et relances automatiques.
- Connexion entre outils : dossiers, agenda, messagerie, stockage.
- Suivi des formalités et alertes sur échéances. Atelier — Mettre en place une automatisation de collecte de pièces.
M3 · 2 h 30
Conserver le contrôle
Ce qui ne doit jamais être automatique.
- Points d'arrêt humains et validations obligatoires.
- Gestion des erreurs, des exceptions et des cas particuliers.
- Documentation des traitements et traçabilité. Atelier — Définir les points d'arrêt d'un processus automatisé.
05
Méthodes et évaluation
Méthodes mobilisées
- Apports courts, ateliers et mises en situation.
- Travail sur les dossiers et situations réels des participants.
- Fiches-outils, modèles et plan d’action.
- Animation par un formateur expert du domaine.
Évaluation et suivi
- Analyse du besoin et recueil des attentes.
- Évaluation continue pendant les ateliers.
- Évaluation des acquis en fin de formation.
- Émargement, satisfaction, bilan et attestation individuelle.
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