Chargé de formation : recueillir les besoins, gérer le plan et suivre les dossiers
Tenir la chaîne complète d'une action depuis la demande du manager jusqu'au règlement de la facture
- Certifié Qualiopi
- 6 jours — 42 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le chargé de formation reçoit des demandes mal formulées. Il réserve des salles relance des participants absents et découvre en fin d'année qu'un financement n'a pas été demandé dans les temps. Le métier est fait de détails et chaque oubli se paie en coût direct ou en session annulée.
Ces 42 heures suivent le déroulé réel du métier. Vous apprenez à transformer une demande en cahier des charges. Vous organisez le plan et son calendrier. Vous maîtrisez la logistique les convocations et les pièces attendues par les financeurs. Vous suivez le budget et rendez compte de l'activité à votre responsable.
Objectifs pédagogiques
- Transformer une demande de formation en expression de besoin exploitable
- Organiser le plan de formation et son calendrier de réalisation
- Constituer les dossiers attendus par les financeurs dans les délais
- Gérer la logistique d'une session et les documents associés
- Suivre le budget formation et signaler les écarts en cours d'année
- Rendre compte de l'activité formation à l'aide d'indicateurs simples
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Acteurs dispositifs et obligations
- Acteurs de la formation professionnelle et rôle de chacun
- Obligations de l'employeur en matière de formation
- Principaux dispositifs d'accès à la formation
- Place du chargé de formation dans l'organisation
De la demande au cahier des charges
- Entretien avec le manager pour clarifier la demande
- Distinction entre un besoin de formation et un besoin d'une autre nature
- Rédaction d'une expression de besoin et d'un cahier des charges court
- Consultation des prestataires et comparaison des propositions
Arbitrages calendrier et réalisation
- Consolidation des demandes et préparation des arbitrages
- Construction du calendrier annuel des sessions
- Arbitrage entre priorités et contraintes de production
- Suivi de la réalisation et traitement des reports
Logistique convocations et documents
- Réservation et préparation des conditions matérielles
- Convocations relances et gestion des absences
- Documents à établir et pièces à conserver
- Spécificités des sessions à distance
- Traitement des incidents de dernière minute
Financements facturation et indicateurs
- Montage des demandes de financement et respect des délais
- Contrôle des factures et rapprochement avec les engagements
- Suivi budgétaire et alertes en cours d'année
- Recueil des évaluations et exploitation des retours
- Tableau de suivi transmis au responsable
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Chargés de formation assistants formation gestionnaires de formation et assistants RH prenant en charge le sujet.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Il élargit le périmètre vers l'amont et le pilotage : transformer une demande en expression de besoin exploitable, organiser le plan et son calendrier, suivre le budget et signaler les écarts en cours d'année, puis rendre compte à l'aide d'indicateurs simples. La gestion des sessions y est reprise mais n'occupe plus l'essentiel.
On remonte de la solution demandée vers la situation de travail à l'origine du besoin, les écarts constatés et le résultat attendu après l'action. Cette reformulation permet de choisir une réponse adaptée, parfois différente de l'intitulé cité au départ par le demandeur.
Les engagements pris, les coûts réalisés, les prises en charge attendues et le calendrier des sessions restant à tenir suffisent pour construire un suivi lisible. Le parcours montre comment relier ces éléments et à quel moment signaler un écart pour qu'il puisse encore être arbitré.