Excel — Fonctions de recherche sur tableur : rapprocher des tables, extraire et fiabiliser
Trois heures pour rapprocher deux fichiers automatiquement au lieu de comparer les lignes une à une
- Certifié Qualiopi
- 0,43 jour — 3 h
- À distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
Deux exports doivent être rapprochés chaque mois : les commandes d'un côté la facturation de l'autre. Faute de méthode le rapprochement se fait à l'œil avec des copies manuelles. Quand une formule de recherche est tentée elle renvoie des erreurs ou des valeurs absentes sans que l'on sache d'où elles viennent.
Ces 3 heures traitent le rapprochement de bout en bout pour des utilisateurs déjà à l'aise avec les formules. Le participant prépare ses clés écrit une recherche exacte lève les contraintes de position par la combinaison d'index et d'équivalence traite les valeurs non trouvées puis contrôle son résultat avant de le transmettre.
Objectifs pédagogiques
- Structurer deux tables pour permettre un rapprochement fiable
- Écrire une formule de recherche verticale sur une valeur exacte
- Combiner les fonctions d'index et d'équivalence pour s'affranchir de la position des colonnes
- Traiter les valeurs non trouvées et les erreurs affichées
- Contrôler le résultat d'un rapprochement avant de l'exploiter
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Pourquoi la formule ne trouve rien
- Notion de clé unique et de table de référence
- Écarts invisibles liés aux espaces aux formats et à la casse
- Nombres stockés en texte et dates mal reconnues
- Dédoublonnage préalable des deux tables
Extraire la bonne valeur
- Recherche verticale sur valeur exacte et sur valeur approchée
- Verrouillage des références et recopie de la formule
- Combinaison d'index et d'équivalence
- Recherche sur plusieurs critères
- Extraction d'une colonne située avant la colonne de référence
Un résultat que l'on peut défendre
- Traitement des valeurs non trouvées
- Distinction entre donnée absente et erreur de formule
- Comptage des lignes rapprochées et des lignes restantes
- Mise en évidence des écarts pour analyse
- Conversion en valeurs avant transmission
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Gestionnaires comptables assistants et contrôleurs amenés à rapprocher régulièrement plusieurs fichiers de données.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Les deux approches sont travaillées et comparées sur les mêmes jeux de données. La recherche verticale convient tant que la colonne de retour reste à droite de la clé et que la structure ne bouge pas ; la combinaison index et équivalence est introduite dès que les colonnes sont réordonnées ou que la clé se trouve à droite de la valeur cherchée.
C'est le cas le plus fréquent en rapprochement et il est traité comme tel : espaces résiduels, nombres stockés en texte, majuscules et accents, clés partiellement renseignées. Vous apprenez à nettoyer et à normaliser les deux tables avant d'écrire la formule, puis à distinguer une vraie absence d'une clé mal formée.
Deux extractions que vous rapprochez habituellement, même imparfaites, suffisent à ancrer les exercices sur votre situation réelle. À l'issue, vous savez structurer les tables, écrire la formule adaptée, traiter les valeurs non trouvées et contrôler le résultat avant de l'exploiter.