Gestion administrative du personnel : formaliser, suivre et archiver les dossiers
Tenir les dossiers du personnel et les formalités de l'embauche au départ sans calculer de bulletin
- Certifié Qualiopi
- 5,86 jours — 41 h
- Présentiel ou à distance
- Tous niveaux
- Finançable OPCO
L'administration du personnel se remarque surtout quand elle manque : contrat signé en retard, visite médicale oubliée, arrêt de travail déclaré hors délai, dossier introuvable le jour d'un litige. Les tâches sont nombreuses dispersées et rarement écrites, et elles reposent souvent sur la mémoire d'une seule personne.
Un parcours de cinq jours complété par six heures de mise en pratique pour couvrir le cycle administratif complet : entrée du salarié, vie du contrat, absences, départ, registres et archivage. Le calcul du bulletin n'est pas traité ici : la formation porte sur les actes et les documents qui alimentent la paie.
Objectifs pédagogiques
- Réaliser les formalités liées à l'entrée d'un salarié
- Constituer et tenir à jour un dossier du personnel
- Suivre les absences les congés et les visites médicales
- Rédiger les courriers et attestations de la vie du contrat
- Traiter les formalités de départ et remettre les documents dus
- Organiser le classement la conservation et l'accès aux dossiers
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Commencer par un dossier complet
- Réaliser les déclarations et formalités d'embauche
- Rassembler les pièces constitutives du dossier
- Préparer le contrat et ses annexes
- Organiser l'accueil et les informations à remettre
Suivre les événements sans perdre le fil
- Traiter les avenants et les changements de situation
- Suivre les périodes d'essai et leurs échéances
- Gérer les demandes individuelles des salariés
- Rédiger les courriers et attestations courants
Le suivi qui alimente la paie
- Enregistrer et déclarer les arrêts de travail
- Suivre les congés et les compteurs
- Gérer les autorisations d'absence
- Transmettre les éléments au service paie
- Repérer les situations à signaler sans délai
Clore proprement la relation
- Identifier les formalités selon le motif de départ
- Préparer les documents remis au salarié
- Organiser la restitution du matériel et des accès
- Clore le dossier et informer les interlocuteurs
Retrouver la bonne pièce le jour utile
- Tenir les registres obligatoires de l'entreprise
- Organiser le classement papier et numérique
- Appliquer les règles de conservation et de confidentialité
- Construire un tableau de suivi des échéances
- Documenter les procédures pour un remplacement
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistants ressources humaines gestionnaires administratifs et secrétaires chargés du suivi du personnel.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le parcours porte sur l'administration du personnel : formalités d'entrée, tenue du dossier, suivi des absences, congés et visites médicales, courriers et attestations, formalités de départ, puis classement et conservation. Le calcul et l'établissement des bulletins relèvent d'un parcours de gestionnaire de paie distinct.
La réponse travaillée consiste à rattacher chaque information à un dossier du personnel unique et à n'ouvrir un suivi séparé que lorsqu'une échéance doit déclencher une action. Le parcours traite l'organisation du classement, de la conservation et des droits d'accès à ces dossiers.
À l'issue du parcours, on sait réaliser les formalités liées à l'embauche, constituer et tenir un dossier du personnel, rédiger les courriers et attestations de la vie du contrat, puis traiter un départ et remettre les documents dus. Le classement et les règles de conservation sont également couverts.