Description
FORMATION ARCHITECTES · RÉF. E8
Gestion électronique des documents de chantier
Un circuit documentaire maîtrisé, qui prouve qui a reçu quoi et quand.
Présentation et contexte
La dispersion documentaire est une source majeure d'erreurs d'exécution et de litiges. La journée traite de l'organisation du circuit documentaire et de la traçabilité des diffusions et des visas.
Objectifs pédagogiques
À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
- Structurer l'arborescence et le nommage des documents.
- Organiser les circuits de diffusion et de visa.
- Gérer les indices et les versions.
- Assurer la traçabilité des transmissions.
- Organiser l'archivage et la remise du dossier final.
Public, prérequis et organisation
Programme détaillé
Structurer
Une organisation partagée.
- Arborescence, nommage et codification des documents.
- Typologies de documents et métadonnées utiles.
- Règles communes à l'ensemble des intervenants. Atelier — Définir la convention de nommage d'une opération.
Atelier : Définir la convention de nommage d'une opération.
Diffuser et viser
Le circuit qui engage.
- Circuits de diffusion, destinataires et délais.
- Visas, observations et retours d'approbation.
- Gestion des indices et des versions périmées. Atelier — Construire le circuit de visa d'une opération.
Atelier : Construire le circuit de visa d'une opération.
Tracer et archiver
Prouver la transmission.
- Accusés de réception et journal des transmissions.
- Exploitation de la traçabilité en cas de litige.
- Archivage, dossier des ouvrages exécutés et remise. Atelier — Reconstituer l'historique documentaire d'un point litigieux.
Atelier : Reconstituer l'historique documentaire d'un point litigieux.
Méthodes et évaluation
Méthodes mobilisées
- Apports courts, ateliers et mises en situation.
- Travail sur les dossiers et situations réels des participants.
- Fiches-outils, modèles et plan d’action.
- Animation par un formateur expert du domaine.
Évaluation et suivi
- Analyse du besoin et recueil des attentes.
- Évaluation continue pendant les ateliers.
- Évaluation des acquis en fin de formation.
- Émargement, satisfaction, bilan et attestation individuelle.
Cette action relève de la formation structurée et donne lieu à une attestation nominative pouvant être déclarée dans l’espace personnel de l’architecte.
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