Office Manager : piloter les moyens, le budget et les prestataires
Tenir les quatre volets du poste entre environnement de travail, budget, prestataires et appui aux équipes
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
L'office manager hérite de tout ce qui n'a pas de propriétaire : les locaux, les contrats de prestation, les dépenses courantes, l'arrivée des nouveaux collaborateurs. Le poste se définit par accumulation et finit par se réduire à de l'exécution urgente sans vision d'ensemble ni marge de négociation.
Deux jours pour reprendre la main sur les quatre missions qui structurent la fonction : l'environnement de travail, le suivi administratif et budgétaire, la relation avec les prestataires et l'appui aux équipes. Chaque mission est traitée avec ses outils de pilotage et appliquée au périmètre du participant.
Objectifs pédagogiques
- Délimiter les quatre missions du poste et les responsabilités associées
- Piloter l'environnement de travail et les services aux collaborateurs
- Suivre un budget de fonctionnement et justifier ses écarts
- Sélectionner et suivre les prestataires dans la durée
- Contribuer à l'intégration des nouveaux collaborateurs et à la communication interne
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Sortir du poste fourre-tout
- Recenser les activités réellement assurées et leur charge
- Répartir ces activités entre les quatre missions du poste
- Repérer ce qui relève d'un autre service et le faire savoir
- Poser les indicateurs de pilotage de chaque mission
Des locaux et des services qui suivent l'activité
- Organiser les espaces et les équipements selon les usages
- Traiter les demandes courantes sans se faire déborder
- Préparer un aménagement ou un déménagement
- Suivre les obligations liées aux locaux et à la sécurité des personnes
Négocier et suivre plutôt que subir les factures
- Construire et suivre un budget de fonctionnement annuel
- Préparer une consultation et comparer des offres
- Négocier les conditions et formaliser l'engagement
- Évaluer la prestation et conduire un point de revue
Le poste comme point d'appui interne
- Organiser l'arrivée et l'équipement des nouveaux collaborateurs
- Relayer l'information interne et animer les moments collectifs
- Répondre aux demandes des collaborateurs avec un niveau de service défini
- Faire remonter les irritants récurrents à la direction
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Office managers en poste et assistant(e)s de direction dont le périmètre s'est élargi aux services généraux et à l'appui aux équipes.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le parcours les délimite avec les responsabilités associées : l'environnement de travail et les services aux collaborateurs, le suivi budgétaire, la relation avec les prestataires, et l'appui à l'intégration des nouveaux arrivants comme à la communication interne. Ce découpage sert ensuite de grille pour situer son propre périmètre.
L'explication se prépare en distinguant ce qui relève d'un volume subi, d'une évolution des conditions du marché et d'une décision interne prise en cours d'année. Le parcours fait construire ce commentaire d'écart, appuyé sur un suivi ligne par ligne qui permet de dire d'où vient la dérive plutôt que de la constater.
Ce format vise la structuration du poste et la prise en main de ses quatre missions, quand le parcours long y ajoute la conduite d'un projet transverse et un travail plus approfondi sur la sélection des prestataires et l'organisation des locaux. Le choix dépend de l'étendue réelle du périmètre confié.