Office Manager : piloter les services généraux, les budgets et les prestataires
Structurer une fonction transversale et reprendre la main sur les moyens les contrats et les dépenses
- Certifié Qualiopi
- 7 jours — 49 h
- À distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
L'office manager hérite des sujets que personne ne porte : contrats de prestataires arrivant à échéance, dépenses éclatées sans vision budgétaire, arrivées de collaborateurs à préparer et locaux à faire évoluer. La fonction se construit souvent sans cadre et la charge s'étend au rythme de la croissance de l'entreprise.
Sept jours à distance pour structurer le poste : périmètre et priorités, pilotage budgétaire et achats, gestion des prestataires et des locaux, appui administratif aux ressources humaines et conduite de projets transverses. À la différence de l'assistanat de direction l'axe de travail est ici la gestion des moyens et des services rendus aux équipes.
Objectifs pédagogiques
- Délimiter le périmètre de la fonction et hiérarchiser ses chantiers
- Construire et suivre un budget de fonctionnement
- Sélectionner et piloter des prestataires sur la durée du contrat
- Organiser les locaux et les services rendus aux équipes
- Traiter les tâches administratives liées aux arrivées et aux départs
- Conduire un projet transverse impliquant plusieurs services
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Donner un cadre à une fonction élastique
- Recenser les missions réellement portées
- Distinguer ce qui relève du poste et ce qui doit être réorienté
- Hiérarchiser les chantiers de la fonction
- Construire son tableau de suivi d'activité
Reprendre la main sur la dépense
- Construire un budget de fonctionnement par poste de dépense
- Suivre les engagements et les écarts
- Préparer une consultation de fournisseurs
- Contrôler les factures et les renouvellements
Obtenir le service attendu dans la durée
- Rédiger un cahier des charges de prestation
- Comparer des offres au-delà du seul prix
- Suivre la qualité de service et traiter les écarts
- Préparer un renouvellement ou un changement de prestataire
Un environnement de travail qui tient
- Organiser les espaces et leur occupation
- Traiter la sécurité et la maintenance courante
- Gérer les équipements et les accès
- Recueillir et traiter les demandes des équipes
Porter des sujets transverses
- Préparer les arrivées et les départs de collaborateurs
- Tenir à jour les dossiers administratifs courants
- Conduire un projet transverse avec plusieurs services
- Communiquer auprès des équipes sur les changements
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Office managers en poste assistants de direction évoluant vers cette fonction et responsables administratifs de structures en croissance.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Oui, ce sont deux de ses axes principaux : construire et suivre un budget de fonctionnement, puis sélectionner et piloter des prestataires sur toute la durée du contrat. S'y ajoutent l'organisation des locaux et des services aux équipes, l'administratif des arrivées et des départs, et la conduite d'un projet transverse.
La reprise passe par des éléments constatés plutôt que par un ressenti : relever les écarts sur la durée, les rapporter à ce qui était prévu au contrat et fixer un point de suivi régulier sur des indicateurs convenus. Le parcours fait préparer cet entretien ainsi que les suites possibles si la situation ne se redresse pas.
Ce n'est pas exigé : la construction et le suivi d'un budget de fonctionnement sont repris depuis les postes de dépenses jusqu'à l'analyse des écarts. Ce qui est attendu, c'est d'occuper une fonction dont le périmètre couvre réellement les moyens généraux, faute de quoi les travaux resteraient sans application.