Responsable des services généraux : piloter les prestations, mesurer et améliorer
Passer de la gestion des urgences au pilotage mesuré de l'environnement de travail
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le poste absorbe tout : une panne de climatisation, un déménagement d'équipe, un contrat de nettoyage à renouveler, une question de la direction sur le coût du poste de travail. Les journées se remplissent d'urgences, les prestataires sont jugés au ressenti et il devient difficile de démontrer ce que le service apporte à l'entreprise.
Ces deux jours structurent la fonction. Le participant clarifie son périmètre et son catalogue de services, apprend à piloter ses prestataires par des engagements vérifiables, construit un budget et des indicateurs de coût, puis prépare les projets d'aménagement en associant les occupants aux décisions.
Objectifs pédagogiques
- Définir le périmètre et le catalogue de services de la fonction
- Piloter ses prestataires à partir d'engagements de service vérifiables
- Construire et suivre le budget de l'environnement de travail
- Mesurer la performance du service par des indicateurs partagés
- Conduire un projet d'aménagement en associant les occupants
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Dire ce que le service rend
- Missions couvertes et frontières avec les autres directions
- Formalisation d'un catalogue de services
- Niveaux de service attendus par les occupants
- Circuit de traitement et de traçage des demandes
Piloter plutôt que subir
- Choix entre réalisation interne et sous-traitance
- Rédaction du cahier des charges et conduite de la consultation
- Engagements de service et pénalités associées
- Réunions de suivi et évaluation périodique
- Renouvellement et conditions de réversibilité
Rendre la performance visible
- Structure du budget de l'environnement de travail
- Distinction entre dépenses récurrentes et projets
- Coût par poste de travail et analyse des écarts
- Choix d'indicateurs utiles à la direction
- Construction d'un tableau de bord
Accompagner les changements d'espace
- Analyse des usages et des besoins des équipes
- Aménagement des espaces et projets de réorganisation
- Conduite d'un déménagement et communication associée
- Sécurité des personnes et continuité d'exploitation
- Suivi des consommations et gestion des déchets
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Responsables des services généraux et de l'environnement de travail ainsi que gestionnaires de site et responsables administratifs en prise de fonction.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Elle sert à poser les bases : définir le périmètre et le catalogue de services, reprendre les contrats en cours avec des engagements vérifiables, construire le budget de l'environnement de travail et choisir les indicateurs à suivre. Le programme suit l'ordre dans lequel ces chantiers se présentent en prise de poste.
On reconstitue d'abord le périmètre réellement exécuté et les engagements écrits, puis on confronte l'un à l'autre lors d'une revue avec le prestataire. La formation traite cette remise à plat et la manière d'installer un pilotage par indicateurs sur un contrat qui n'en comportait pas.
En annonçant dès le départ ce qui est ouvert à la discussion et ce qui est déjà arbitré, puis en organisant la consultation sur les usages plutôt que sur les choix d'équipement. La formation traite ce cadrage et la restitution des décisions, étape qui détermine l'accueil fait au projet.