RGPD et RH : recenser les traitements, fixer les durées et répondre aux salariés
Reprendre la main sur les données personnelles manipulées chaque jour par la fonction ressources humaines
- Certifié Qualiopi
- 0,21 jour — 1,50 h
- À distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
La fonction ressources humaines collecte des données sur toute la vie professionnelle du salarié. Candidatures conservées sans limite, tableaux de suivi partagés en dehors du service, outils d'évaluation achetés sans examen du contrat de sous-traitance : les pratiques se sont installées avant que le sujet ne soit regardé. La demande d'accès d'un salarié ou un incident sur un fichier de paie révèle alors l'absence de cadre.
Cette heure trente cible les traitements propres aux ressources humaines. Le participant recense ses traitements, choisit une base légale tenable dans un rapport de subordination, fixe des durées de conservation par finalité et construit une réponse à une demande d'accès.
Objectifs pédagogiques
- Recenser les traitements de données mis en œuvre par la fonction ressources humaines
- Choisir une base légale adaptée à la relation de travail
- Fixer une durée de conservation pour chaque finalité identifiée
- Encadrer les accès internes et le recours à des prestataires
- Traiter une demande d'exercice des droits émanant d'un salarié
- Réagir à une violation de données touchant un fichier du personnel
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Identifier ce que traite réellement le service
- Catégories de données collectées du recrutement à la sortie du salarié
- Bases légales mobilisables dans la relation de travail
- Limites du consentement dans un rapport de subordination
- Précautions propres aux données de santé au travail
Documenter les traitements ressources humaines
- Rédaction des fiches de traitement paie recrutement et évaluation
- Fixation des durées de conservation par finalité
- Encadrement des accès internes et des prestataires
- Vigilance sur les outils hébergés en dehors de l'organisation
Répondre sans improviser
- Information des candidats et des salariés au bon moment
- Conduite d'une demande d'accès au dossier personnel
- Réaction à une violation de données touchant la paie
- Répartition des rôles entre ressources humaines délégué à la protection des données et informatique
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Responsables et gestionnaires des ressources humaines ainsi que chargés de recrutement de paie et référents protection des données intervenant sur les dossiers du personnel.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Les traitements de la fonction ressources humaines sont balayés du recrutement à l'après-contrat : candidatures, dossiers du personnel, paie, entretiens, outils de gestion des temps. Chacun est examiné au regard du RGPD sous l'angle de la finalité, de la base légale et de la durée de conservation.
La méthode consiste à rattacher chaque document à une finalité et à une obligation de conservation identifiée, puis à distinguer archivage courant et archivage intermédiaire. Vous repartez avec une grille à compléter sur vos propres fichiers plutôt qu'avec une durée unique appliquée à tout.
Le circuit de la demande, les vérifications préalables et le tri des éléments communicables sont traités sur des cas concrets, notamment les comptes rendus d'entretien et les échanges internes qui le mentionnent. Vous en sortez avec une trame de réponse et un délai de traitement organisé.