RNCP : structurer l’organisation, piloter les budgets et animer les services
Occuper la fonction pivot d'une organisation en pilotant l'administratif le budget et les services
- Certifié Qualiopi
- 38 jours — 266 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
L'Office Manager absorbe des demandes venues de toute l'entreprise : gestion administrative, achats, locaux, appui aux ressources humaines et outils numériques. La fonction s'apprend souvent sur le tas, sans méthode de priorisation ni outil de pilotage, et la charge devient difficile à tenir dès que l'effectif augmente.
Ce parcours de 266 heures structure la fonction autour de cinq blocs : organisation des services généraux et des achats, pilotage budgétaire, appui aux processus RH, conduite de projets internes et transformation numérique. Chaque bloc donne lieu à un livrable construit sur le contexte du participant.
Objectifs pédagogiques
- Organiser les services généraux et le suivi des prestataires
- Construire et suivre un budget de fonctionnement
- Appuyer les processus de recrutement et d'intégration des nouveaux arrivants
- Piloter un projet interne de son cadrage à son bilan
- Déployer les outils numériques de gestion de l'organisation
- Structurer la communication interne et les événements d'entreprise
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Cartographier les activités et les interlocuteurs
- Délimiter le périmètre de la fonction dans l'organisation
- Cartographier les processus administratifs existants
- Hiérarchiser les demandes entrantes selon leur urgence et leur impact
- Construire ses outils de suivi d'activité
Locaux prestataires et contrats
- Organiser la gestion des locaux et des équipements
- Rédiger un cahier des charges et comparer des offres
- Suivre les contrats de prestation et leurs échéances
- Mettre en place des indicateurs de qualité de service
Tenir les dépenses et rendre compte
- Construire un budget de fonctionnement par poste de dépense
- Suivre les écarts entre le prévu et le réalisé
- Organiser le circuit des factures et des notes de frais
- Préparer un reporting lisible pour la direction
Accompagner le cycle de vie des collaborateurs
- Préparer les étapes administratives d'une embauche
- Organiser le parcours d'intégration d'un nouvel arrivant
- Suivre les absences et les plannings
- Contribuer au plan de développement des compétences
Conduire le changement dans les fonctions support
- Cadrer un projet interne avec ses livrables et son calendrier
- Choisir et déployer un outil numérique de gestion
- Accompagner les utilisateurs dans le changement d'outil
- Présenter le bilan du projet à la direction
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistants de direction offices managers et responsables administratifs souhaitant élargir leur périmètre vers le pilotage des fonctions support.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le fil conducteur est le pilotage de l'organisation : services généraux, suivi des prestataires, budget de fonctionnement, projets internes et communication interne. L'encadrement hiérarchique d'une équipe n'est pas le cœur du parcours, qui vise l'élargissement du périmètre d'un assistant de direction vers la coordination des fonctions support.
La difficulté vient moins du calcul que de la collecte : engagements pris sans information, factures transmises tardivement, postes mal rattachés. Le parcours travaille la construction du budget poste par poste, les règles d'engagement à faire connaître aux services et le rythme de suivi qui permet de voir un écart avant la fin de l'exercice.
Une pratique administrative solide et un accès réel aux dossiers de son organisation suffisent : le parcours part des situations que le participant rencontre, qu'il s'agisse d'un contrat de prestataire à suivre ou d'un projet interne à cadrer. Travailler sur ses propres documents de service rend les productions intermédiaires directement réutilisables.