Services généraux : organiser les prestations, piloter les prestataires et budgéter
Assurer la continuité des services du site tout en tenant le budget et la sécurité des occupants
- Certifié Qualiopi
- 6 jours — 42 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Accueil nettoyage maintenance sécurité courrier flotte et aménagements : la fonction couvre un périmètre large et se pilote sous sollicitations permanentes. Les demandes arrivent par tous les canaux, les prestataires se multiplient et le budget est le premier examiné quand une économie est recherchée.
Six jours pour poser les bases du métier : catalogue de services et niveaux d'engagement, achat et pilotage des prestataires, maintenance et sécurité du bâtiment, construction du budget puis conduite d'un projet d'aménagement ou de déménagement. Les travaux s'appuient sur des cas de sites tertiaires.
Objectifs pédagogiques
- Définir le périmètre des prestations et le niveau de service attendu
- Rédiger un cahier des charges et sélectionner un prestataire
- Piloter les contrats par des indicateurs et des revues régulières
- Construire et suivre le budget de fonctionnement et d'investissement
- Organiser la maintenance du bâtiment et la sécurité des occupants
- Conduire un projet d'aménagement ou de déménagement
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Clarifier ce que l'on doit au reste de l'entreprise
- Recenser les prestations rendues et leurs destinataires
- Formaliser des niveaux de service
- Organiser la prise en charge et le suivi des demandes
- Situer la fonction face aux autres directions
Contractualiser pour pouvoir exiger
- Rédiger un cahier des charges fonctionnel
- Comparer les offres au-delà du seul prix
- Construire les indicateurs de suivi du contrat
- Conduire une revue de prestation et traiter les écarts
Garder le site en état de marche
- Distinguer maintenance préventive et curative
- Suivre les contrôles périodiques et leurs comptes rendus
- Organiser l'accueil et le contrôle des accès
- Préparer les situations d'urgence et l'évacuation
Justifier chaque euro engagé
- Construire le budget par poste de dépense
- Suivre les engagements et analyser les écarts
- Identifier les leviers d'économie sans perte de service
- Préparer un dossier d'investissement
Accompagner les changements d'organisation
- Mesurer l'occupation et recueillir les besoins des équipes
- Conduire un projet d'aménagement
- Préparer un déménagement et son calendrier
- Traiter le confort acoustique et thermique
- Communiquer auprès des occupants
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Responsables et futurs responsables des services généraux gestionnaires de site et assistants chargés de l'environnement de travail.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Il enchaîne l'ensemble de la fonction : niveau de service attendu, cahier des charges et sélection des prestataires, pilotage par indicateurs, budget de fonctionnement et d'investissement, maintenance et sécurité du bâtiment, puis conduite d'un projet d'aménagement ou de déménagement. Les modules courts n'en traitent qu'un volet à la fois.
On recense les équipements, les vérifications à réaliser et les contrats existants, puis on bâtit un calendrier annuel distinguant maintenance préventive et interventions curatives. La formation traite cette mise en ordre et la manière d'en suivre l'exécution auprès des intervenants.
La préparation des derniers jours concentre les risques : inventaire de ce qui part, continuité des postes de travail et des liaisons informatiques, accueil des équipes le matin de la reprise. La formation traite cette séquence et la répartition des rôles entre services généraux, prestataires et référents d'étage.