Simplification administrative : cartographier les démarches, alléger et mesurer
Réduire réellement la charge pesant sur les usagers et les agents plutôt que numériser une procédure inchangée
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- À distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Une démarche demande des pièces que l'administration détient déjà. Le formulaire est rédigé dans un vocabulaire que les usagers ne comprennent pas. La mise en ligne du formulaire n'a rien changé car la procédure sous-jacente n'a pas été revue et les étapes internes sont restées identiques.
Deux jours à distance pour conduire une démarche de simplification qui produit des effets mesurables. Vous cartographiez une procédure et repérez les étapes sans valeur ajoutée. Vous réécrivez les formulaires et les courriers en langage clair. Vous distinguez ce qui relève de la simplification de ce qui relève de la dématérialisation. Vous définissez enfin les indicateurs qui montrent le gain obtenu.
Objectifs pédagogiques
- Cartographier une démarche administrative du point de vue de l'usager et de l'agent instructeur
- Repérer les étapes les pièces et les contrôles sans valeur ajoutée
- Réécrire un formulaire et un courrier administratif en langage clair
- Distinguer les gains liés à la simplification de ceux liés à la dématérialisation
- Définir des indicateurs de charge et mesurer l'effet des simplifications mises en oeuvre
- Conduire la démarche avec les agents concernés et sécuriser les changements retenus
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Parcours usager et circuit interne
- Description du parcours de l'usager depuis sa première recherche d'information
- Cartographie du circuit interne et des acteurs successifs
- Relevé des pièces demandées et des contrôles effectués
- Mesure des délais et des points de blocage observés
Pièces contrôles et étapes superflues
- Analyse des motifs de dossiers incomplets et de relances
- Pièces déjà détenues par l'administration ou obtenables autrement
- Contrôles redondants et validations sans effet sur la décision
- Recueil des irritants auprès des usagers et des agents instructeurs
Formulaires courriers et information
- Principes d'écriture administrative accessible
- Réécriture d'un formulaire et réduction des champs demandés
- Courriers de demande de pièces et de notification de décision
- Information en ligne et cohérence avec les documents papier
Dématérialisation accompagnement et indicateurs
- Articulation entre simplification de la procédure et mise en ligne
- Prise en compte des usagers éloignés des outils numériques
- Association des agents instructeurs à la conception des changements
- Indicateurs de charge et mesure avant et après la simplification
- Sécurisation des modifications et actualisation des procédures internes
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Chargés de mission organisation et qualité responsables de services aux usagers agents des directions de la transformation et encadrants de services instructeurs.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Dématérialiser une démarche inchangée déplace la charge sans la réduire : la formation distingue les gains propres à la simplification de ceux liés à l'outil numérique. Le travail consiste d'abord à supprimer des étapes, des pièces et des contrôles sans valeur ajoutée avant de parler d'outillage.
La réécriture en langage clair porte sur la structure du document, les formulations employées et les mentions réellement nécessaires, en vérifiant l'effet auprès de personnes extérieures au service. Les participants travaillent sur leurs propres formulaires et courriers de demande de pièces.
Des indicateurs de charge sont définis avant la modification, côté usager et côté agent instructeur, puis relevés après. Vous repartez avec une cartographie de votre démarche, les points d'allègement identifiés et une manière de sécuriser les changements retenus avec les agents concernés.