Introduction
La gestion d’une réunion efficace est un art. Avec des calendriers de travail déjà surchargés, il est crucial d’être bien préparé pour mener une réunion. Ce guide vous propose six questions essentielles à se poser pour réussir à animer une réunion.
1. Définir l’Objectif de la Réunion : Une Étape Cruciale
L’objectif d’une réunion est le pilier sur lequel elle repose. Selon Laurent Courtin, expert en efficacité professionnelle chez Cegos, il est vital de déterminer un objectif précis pour votre réunion. Cet objectif doit être concret, basé sur une action, et associé à un livrable bien défini. Par exemple, un objectif trop vague, comme “augmenter les ventes de 10%”, ne suffit pas. En revanche, la création d’un plan d’action pour atteindre cet objectif est un exemple d’objectif de réunion solide. Un compte-rendu de réunion clairement défini aidera à clarifier les responsabilités de chacun, le moment et la manière dont elles seront remplies.
1.1 Ne Confondez Pas l’Objectif avec l’Ordre du Jour
Il est crucial de ne pas mélanger l’objectif de la réunion avec l’ordre du jour. L’ordre du jour représente le sujet général de la réunion, tandis que l’objectif est plus spécifique et orienté vers l’action.
2. Techniques d’Animation de Réunion : Quelle Approche Adopter?
Selon l’objectif de la réunion, différentes techniques d’animation peuvent être choisies. Parmi elles, nous avons :
2.1 Le Tour de Table
C’est une méthode d’animation où tous les participants partagent leur point de vue sur un sujet donné.
2.2 Le Sondage à Main Levée
C’est un moyen rapide et visuel de recueillir des opinions ou des votes.
2.3 La Co-production d’Ateliers
Deux sous-groupes sont formés pour travailler sur un sujet spécifique. Chaque groupe prend ensuite connaissance du travail de l’autre et y ajoute éventuellement des idées.
2.4 Le Brainstorming
Cette technique stimule la créativité et favorise l’émergence d’idées neuves.
2.5 L’Animation Post-it
Une question spécifique est posée, et chaque participant propose trois solutions sur trois post-its. Les post-its de tous les participants sont ensuite regroupés et classés en sous-catégories.
2.6 L’Exposé
Cette technique descendante peut rapidement perdre l’intérêt des participants si elle n’est pas bien gérée.
3. Type de Réunion, Durée, Participants : Comment Faire le Bon Choix?
Le choix du type de réunion, de sa durée et des participants à inviterdépend de l’objectif de la réunion et des techniques d’animation choisies.
3.1 Annonces Officielles
Si l’objectif de la réunion est de faire une annonce officielle importante, par exemple, l’acquisition d’une entreprise, la communication sera brève et descendante, et tous les employés seront invités.
3.2 Prise de Décision
Une réunion visant à prendre une décision importante rassemblera généralement les membres de la direction, en utilisant des techniques telles que l’exposé ou le tour de table.
3.3 Réunion de Service
Les réunions de service réunissent régulièrement tous les membres d’une équipe pour passer en revue les progrès de chacun, les nouveautés, et éventuellement discuter des problèmes.
3.4 Réunion de Projet
Ces réunions réunissent l’équipe de projet et les parties prenantes et utilisent des techniques interactives et participatives.
Dans chaque type de réunion, il est important de garder l’objectif clair et réalisable, et de respecter le temps alloué. L’animateur peut séquencer la réunion et utiliser un chronomètre pour gérer le temps efficacement.
4. Présentiel, Distanciel, Hybride : Comment Choisir le Format de la Réunion ?
Selon Laurent Courtin, les réunions hybrides sont appropriées uniquement pour des objectifs mineurs en raison de la difficulté de coordonner le travail entre les participants en présence et à distance. Pour les enjeux majeurs, il est préférable d’opter pour des réunions entièrement en présence ou à distance.
4.1 Le Présentiel
Le présentiel est souvent considéré comme le format optimal car il permet une communication non-verbale plus riche.
4.2 Le Distanciel
Dans les réunions à distance, les gens sont généralement moins concentrés. Il est donc recommandé de privilégier des formats plus courts (20 à 30 minutes maximum par séquence). Les outils collaboratifs tels que Padlet, Trello, Klaxoon ou Teams peuvent être utilisés pour faciliter l’interaction.
5. Le Rôle de l’Animateur de Réunion : Quelles sont ses Responsabilités ?
L’animateur a pour mission de guider le groupe vers l’objectif de la réunion. Il doit faire preuve de leadership et être capable de diriger le groupe de manière efficace. L’écoute active est une compétence essentielle pour un bon animateur. Il doit également savoir réguler les échanges, assurer une participation équilibrée de tous, et gérer les éventuelles tensions et émotions. De plus, en tant que gardien du temps, l’animateur doit veiller à respecter le temps global alloué à la réunion et à chaque séquence.
6. Conclusion de la Réunion : Comment Bien la Terminer ?
Il est essentiel de bien conclure une réunion. Remerciez les participants, résumez les actions et les conclusions de la réunion et vérifiez si les objectifs fixés au début ont été atteints. L’animateur doit s’engager à suivre les résultats et à envoyer rapidement un compte-rendu. Ce compte-rendu peut être utile pour préparer la prochaine réunion, qui pourra commencer par un rappel des actions et décisions prises. Il peut même être envoyé deux jours avant la prochaine réunion pour rappeler aux participants les conclusions et les actions qu’ils se sont engagés à accomplir.
FAQ
Q1. Qu’est-ce qu’une bonne réunion ?
R : Une bonne réunion est celle qui atteint ses objectifs, est bien organisée et gérée, et où tous les participants se sentent impliqués et écoutés.
Q2. Comment définir l’objectif d’une réunion ?
R : L’objectif d’une réunion doit être concret, basé sur une action, et accompagné d’un livrable défini. Il doit également être partagé par tous les participants.
Q3. Quels sont les différents types de réunions ?
R : Il existe différents types de réunions, dont les annonces officielles, les réunions de prise de décision, les réunions de service et les réunions de projet.
Q4. Quel est le rôle de l’animateur de réunion ?
R : L’animateur a pour mission de guider le groupe vers l’objectif de la réunion, de réguler les échanges, d’assurer une participation équilibrée de tous, et de gérer les éventuelles tensions.
Q5. Comment bien conclure une réunion ?
R : Pour bien conclure une réunion, il est important de remercier les participants, de résumer les actions et les conclusions, et de vérifier si les objectifs ont été atteints. L’animateur doit s’engager à suivre les résultats et à envoyer rapidement un compte-rendu.
Résumé
Animer une réunion est un art qui nécessite une préparation minutieuse, une gestion efficace du temps, la connaissance des différentes techniques d’animation, ainsi qu’un excellent leadership. Qu’il s’agisse d’une réunion de service, d’une réunion de projet ou d’une annonce officielle, la clé est de définir clairement l’objectif, de choisir les bonnes techniques d’animation et de veiller à ce que tous les participants se sentent impliqués et écoutés. Il est également crucial de choisir le bon format de réunion, qu’il soit en présentiel, en distanciel ou hybride, en tenant compte des spécificités de chaque format. L’animateur a la responsabilité d’amener le groupe vers l’objectif, de gérer les échanges et les tensions, et de respecter le temps imparti. Enfin, il est important de conclure la réunion en résumant les actions et les conclusions, en vérifiant si l’objectif a été atteint et en s’engageant à suivre les résultats.
En Conclusion
Une réunion bien animée et efficace est le fruit d’une préparation rigoureuse et d’une animation dynamique. Que vous soyez un animateur débutant ou expérimenté, ces conseils vous aideront à améliorer vos compétences en animation de réunion et à rendre vos réunions plus productives et engageantes. Souvenez-vous que le succès d’une réunion repose sur la clarté de l’objectif, l’engagement des participants et la qualité de l’animation.
