Assistant formation : organiser les sessions, suivre le budget et financer les actions
Tenir le planning des sessions et sécuriser les financements sans perdre la trace d'un seul dossier
- Certifié Qualiopi
- 6 jours — 42 h
- Présentiel ou à distance
- Tous niveaux
- Finançable OPCO
L'assistant formation absorbe des demandes qui arrivent de partout. Un manager inscrit un collaborateur la veille. Un organisme décale une session déjà convoquée. Une convention repart non signée et un dossier de prise en charge reste incomplet. Sans procédure claire les reports s'accumulent et une partie du budget reste non consommée.
Six jours pour tenir la chaîne complète depuis le recueil des besoins jusqu'à la facturation. Le plan de développement des compétences est construit puis suivi. Les conventions et les convocations sont sécurisées. Les demandes de financement sont montées dans les délais et l'activité est restituée sous forme d'indicateurs lisibles par la direction.
Objectifs pédagogiques
- Recueillir les besoins et construire le plan de développement des compétences
- Rédiger et sécuriser les conventions les convocations et les feuilles de présence
- Monter un dossier de financement auprès d'un opérateur de compétences
- Organiser la logistique des sessions en présentiel et à distance
- Suivre le budget formation et alerter sur les écarts en cours d'exercice
- Produire un tableau de bord de l'activité formation pour la direction
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Situer son action dans un système d'acteurs
- Rôle de l'employeur des opérateurs de compétences et des financeurs
- Typologie des actions et des dispositifs mobilisables
- Obligations liées à la qualité des prestataires
- Vocabulaire et documents de référence à maîtriser
Transformer des demandes éparses en plan cohérent
- Collecte des besoins issus des entretiens et des projets de service
- Arbitrage entre demandes individuelles et priorités collectives
- Chiffrage des actions et construction du plan
- Calendrier de déploiement et communication interne
Sécuriser chaque pièce du dossier
- Conventions contrats et programmes de formation
- Convocations émargements et attestations de fin de formation
- Gestion des annulations des reports et des remplacements
- Archivage et traçabilité des dossiers
- Relations avec les organismes et les formateurs
Faire entrer les actions dans les bons circuits
- Identification du financeur adapté à chaque action
- Montage et dépôt des demandes de prise en charge
- Suivi des remboursements et relances des financeurs
- Construction et suivi du budget formation
- Anticipation des consommations de fin d'exercice
Faire tourner les sessions et rendre compte
- Organisation des sessions en présentiel et à distance
- Gestion des inscriptions et des listes d'attente
- Recueil des évaluations et traitement des retours
- Indicateurs de suivi et construction du tableau de bord
- Restitution de l'activité à la direction et aux managers
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Assistants et gestionnaires de formation ainsi que collaborateurs des ressources humaines ou des organismes de formation qui prennent en charge l'administration des actions.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Oui, c'est ce qui explique son volume : il suit le cycle complet d'une action, du recueil des besoins et de la construction du plan de développement des compétences jusqu'au tableau de bord remis à la direction, en passant par les conventions, le montage des dossiers et l'organisation des sessions.
Ces documents paraissent secondaires jusqu'au jour où un financeur en demande la production. Le parcours traite leur rédaction, leur enchaînement dans le temps et les mentions qui posent problème lorsqu'elles manquent, notamment pour les sessions à distance où la preuve de réalisation se constitue autrement.
Un suivi utile à une direction tient en quelques indicateurs lisibles reliant l'activité réalisée, les engagements budgétaires et les écarts en cours d'exercice. On construit ce tableau à partir des données que l'assistant formation manipule déjà, de façon à ce qu'il se tienne à jour sans double saisie.