Données personnelles des salariés : cadrer les traitements, informer et documenter
Gérer les données du personnel sans exposer l'entreprise ni fragiliser les preuves qu'elle détient
- Certifié Qualiopi
- 1 jour — 7 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
Le service des ressources humaines traite des données sensibles à chaque étape : candidatures, dossiers du personnel, badges, contrôle des horaires, messagerie et accès informatiques. Les demandes des salariés se multiplient et les preuves recueillies de façon irrégulière sont régulièrement écartées par les juges.
Cette journée relie la protection des données au droit du travail. Elle traite la durée de conservation des dossiers, les mentions d'information à délivrer, le registre des traitements côté ressources humaines, l'encadrement des dispositifs de contrôle et la réponse à une demande d'accès formée par un salarié.
Objectifs pédagogiques
- Recenser les traitements de données mis en œuvre par le service des ressources humaines
- Déterminer les durées de conservation applicables aux dossiers du personnel
- Rédiger les mentions d'information destinées aux candidats et aux salariés
- Encadrer les dispositifs de contrôle de l'activité des salariés
- Répondre à une demande d'accès ou d'effacement émanant d'un salarié
- Réagir à une violation de données touchant le personnel
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir ce que l'on détient et pourquoi
- Les traitements du recrutement jusqu'à la sortie du salarié
- Les bases légales mobilisables par l'employeur
- Les données sensibles et les données relatives à la santé
- Les durées de conservation et l'archivage des dossiers
- Le registre des traitements appliqué aux ressources humaines
Transparence et loyauté de la preuve
- L'information des candidats et des salariés
- La consultation des représentants du personnel sur les dispositifs de contrôle
- La vidéosurveillance la géolocalisation et le contrôle des accès
- L'usage des outils numériques et le contrôle de la messagerie
- La constitution d'une preuve recevable en cas de litige
Répondre vite et sans créer de risque
- L'exercice du droit d'accès et ses limites
- Les demandes de rectification et d'effacement
- La communication de pièces dans un contentieux
- La gestion d'une violation de données et son signalement
- Le partage de données avec les prestataires et les sociétés du groupe
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
Aucune session programmée sur ce lieu pour le moment. Demandez une date.
À qui s'adresse cette formation ?
Responsables et gestionnaires des ressources humaines, juristes en droit social, délégués à la protection des données et managers exerçant des fonctions de contrôle.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le périmètre est celui des traitements portant sur les candidats et les salariés : recrutement, dossier du personnel, paie, contrôle de l'activité et gestion des carrières. La conformité globale de l'entreprise au RGPD n'est abordée que par ce que le service des ressources humaines doit y apporter.
La journée traite une demande d'accès étape par étape : périmètre des données à communiquer, pièces concernant des tiers, délais et forme de la réponse. Les cas où la demande accompagne un conflit en cours font l'objet d'un traitement spécifique.
Vous construisez une grille distinguant les documents liés au recrutement, à l'exécution du contrat et aux obligations postérieures à la rupture, avec le sort réservé aux données à l'issue de chaque durée. Cette grille sert ensuite de base aux mentions d'information rédigées.