Gestion administrative du personnel : embaucher, suivre et tenir les obligations
Trois jours pour fiabiliser les dossiers du personnel et tenir les échéances administratives sans oubli
- Certifié Qualiopi
- 3 jours — 21 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
L'administration du personnel se juge sur les détails : une déclaration transmise hors délai, un dossier salarié incomplet le jour d'un contrôle, un compteur de congés faux découvert au moment du solde de tout compte. Ces écarts consomment du temps et exposent l'entreprise.
Ces 21 heures sur 3 jours construisent une organisation administrative complète. Le niveau fondamental permet de partir des obligations de base puis d'outiller chaque processus. Les participants repartent avec un calendrier annuel des échéances et une trame de dossier individuel prête à l'emploi.
Objectifs pédagogiques
- Constituer et tenir à jour un dossier individuel de salarié conforme aux obligations
- Accomplir les déclarations liées à l'entrée et à la sortie d'un salarié
- Suivre les compteurs de temps de travail de congés et d'absences
- Tenir les registres et affichages obligatoires dans l'entreprise
- Organiser un calendrier annuel des échéances administratives RH
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Partir sur un dossier complet dès le premier jour
- Déclarations préalables et formalités liées à l'embauche
- Pièces à recueillir et durée de conservation applicable
- Structure d'un dossier individuel et données à ne pas y faire figurer
- Circuit d'information entre le service RH la paie et le manager
Tenir des compteurs que personne ne conteste
- Décompte des heures et traitement des dépassements
- Acquisition et suivi des congés payés et des jours de repos
- Enregistrement des absences et pièces justificatives attendues
- Transmission des éléments variables au service ou au prestataire de paie
Être prêt le jour où un contrôle se présente
- Registres obligatoires et modalités de tenue
- Affichages et informations à porter à la connaissance des salariés
- Documents à présenter lors d'un contrôle et organisation de leur accès
- Traitement des données personnelles des salariés et droits d'accès
Traiter chaque événement au bon moment
- Avenants et formalisation des changements de situation
- Gestion administrative des arrêts de travail et des visites médicales
- Suivi des situations particulières comme l'alternance ou le temps partiel
- Traçabilité des échanges avec le salarié
Terminer sans laisser de pièce manquante
- Documents remis au départ et vérification de leur contenu
- Calcul et contrôle des sommes versées au solde
- Déclarations de sortie et informations transmises aux organismes
- Archivage du dossier et durées de conservation
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistants et gestionnaires administration du personnel secrétaires chargés du social et collaborateurs qui prennent en charge la gestion administrative RH d'une structure.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Le périmètre est administratif : dossier du salarié, déclarations d'entrée et de sortie, registres, affichages, suivi des temps et des absences. Le calcul du bulletin de paie et de ses cotisations ne fait pas partie du programme, même si les données transmises au service paie sont examinées.
La formation détaille ce qui a vocation à figurer au dossier, ce qui doit en être écarté et les durées de conservation applicables selon la nature du document. La tenue d'un dossier structuré est présentée comme la première protection en cas de contrôle ou de litige.
Vous partez des obligations récurrentes de votre structure, déclarations, entretiens obligatoires, mises à jour de registres, affichages et visites médicales, pour bâtir un calendrier assorti des pièces à produire à chaque échéance. Ce calendrier constitue le livrable principal du parcours.