Gestion administrative et financière de la formation : organiser, financer et justifier
Un dossier de formation mal constitué coûte plus cher qu'il ne rapporte au moment du contrôle
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
La gestion d'un dossier de formation mobilise des pièces nombreuses et des interlocuteurs multiples entre l'opérateur de compétences le prestataire et le salarié. Une convention imprécise ou des feuilles d'émargement incomplètes suffisent à bloquer un remboursement. Les équipes administratives découvrent souvent le problème au moment du bilan.
Ces deux jours installent une gestion administrative fiable du besoin exprimé jusqu'au solde du financement. Vous construisez votre circuit de pièces justificatives puis vous apprenez à suivre le budget formation et à préparer sereinement un contrôle.
Objectifs pédagogiques
- Identifier les acteurs et les circuits de financement de la formation professionnelle
- Établir les documents contractuels d'une action de formation
- Constituer un dossier conforme aux attentes des financeurs
- Suivre le budget formation et ses engagements
- Préparer les pièces demandées lors d'un contrôle ou d'un audit
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Qui paie quoi et selon quelles règles
- Rôle des opérateurs de compétences et des financeurs publics
- Dispositifs mobilisables selon le statut du bénéficiaire
- Obligations de l'employeur en matière de formation
- Vocabulaire des demandes de prise en charge
Sécuriser le dossier dès le départ
- Convention et contrat de formation professionnelle
- Programme et convocation des participants
- Émargement et attestation de fin de formation
- Mentions attendues sur la facture
Tenir le budget et ses engagements
- Construction du budget formation et de ses enveloppes
- Suivi des engagements et des reliquats
- Refacturation interne et imputation analytique
- Indicateurs de consommation à présenter à la direction
Être prêt quand on vous demande le dossier
- Pièces attendues lors d'un contrôle de service fait
- Points de vigilance sur la réalité de l'action
- Organisation de l'archivage et de la conservation des pièces
- Traitement des anomalies et des demandes complémentaires
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Assistants et gestionnaires formation ainsi que collaborateurs RH et responsables administratifs d'organismes de formation.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Oui : elle relie les deux, car un dossier de financement s'appuie sur les documents contractuels établis en amont. Le parcours va de l'identification des acteurs et des circuits jusqu'aux pièces demandées lors d'un contrôle, en passant par les conventions et le suivi des engagements budgétaires.
Un contrôle porte sur la réalité de l'action et sur sa conformité aux engagements pris, ce qui suppose des pièces constituées au moment des faits et non reconstituées après coup. La session identifie ces pièces et le moment où chacune doit être produite dans le déroulement d'une action.
Les demandes arrivent longtemps après la clôture, alors que la personne qui a monté le dossier a souvent changé de poste. On travaille une organisation de classement par action et par exercice, avec les durées de conservation à respecter et les points où une pièce manquante se détecte encore à temps.