Gestion de la formation : monter les dossiers, financer et traiter les aléas
Répondre aux situations courantes de la gestion de la formation sans perdre le fil du plan
- Certifié Qualiopi
- 1 jour — 7 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le gestionnaire de formation passe sa journée dans des situations concrètes : une inscription annulée la veille, un dossier de financement refusé, un stagiaire absent, un formateur indisponible, une facture qui ne correspond pas à la convention. Chaque cas engage un circuit administratif et financier qu'il faut connaître pour décider vite.
Cette journée d'initiation reprend le cycle complet d'une action de formation : recueil du besoin, choix du dispositif, montage du dossier de financement, contractualisation, suivi des présences, clôture et facturation. Les situations les plus fréquentes sont traitées une à une avec les réflexes et les documents à mobiliser.
Objectifs pédagogiques
- Situer les acteurs et les circuits de financement de la formation professionnelle
- Monter un dossier de prise en charge et en suivre l'instruction
- Établir les documents contractuels et les pièces justificatives attendues
- Traiter les incidents courants d'une session en cours
- Contrôler la facturation et clôturer un dossier d'action de formation
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Se repérer dans le paysage du financement
- Rôle des opérateurs de compétences et des financeurs
- Principaux dispositifs mobilisables selon le profil du salarié
- Place du plan de développement des compétences
- Obligations de l'employeur en matière de formation
- Documents structurants de la relation avec l'organisme
Faire avancer une demande jusqu'à la prise en charge
- Recueil et formalisation du besoin de formation
- Constitution du dossier de prise en charge
- Convention programme et convocation des participants
- Suivi des présences et des justificatifs d'assiduité
- Traitement des refus et des demandes complémentaires
Réagir vite aux aléas de gestion
- Annulation report et désistement en cours de session
- Absence d'un stagiaire et incidence sur la prise en charge
- Indisponibilité du formateur et solutions de repli
- Écarts entre la facture et la convention signée
- Clôture du dossier et archivage des pièces
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Gestionnaires et assistants formation, responsables ressources humaines, chargés de développement des compétences et référents formation.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Oui, et c'est ce qui la distingue d'un contenu strictement administratif : elle traite le déroulement réel d'une action, y compris les aléas qui obligent à modifier ce qui avait été prévu et contractualisé. Le montage des dossiers et la clôture encadrent cette partie centrale.
Un changement en cours d'action a des conséquences sur les pièces justificatives et sur l'instruction en cours si rien n'est régularisé. On travaille les incidents courants, les documents à reprendre et les interlocuteurs à informer, de manière à ce que le dossier reste cohérent jusqu'à son terme.
La clôture est le moment où se révèlent les écarts entre ce qui a été prévu, réalisé et facturé. La session propose une vérification en fin de parcours portant sur la concordance entre les documents contractuels, les traces de réalisation et la facture, avant que le dossier ne soit soldé.