Organisme de formation : respecter la réglementation, tracer et préparer l’audit
Sécuriser le fonctionnement d'un organisme de formation et rendre ses pratiques démontrables
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Perfectionnement
- Finançable OPCO
Créer un organisme de formation est simple mais le faire fonctionner dans les règles l'est moins. Les conventions et les convocations sont produites à la demande et les preuves d'assiduité manquent. Au premier contrôle d'un financeur ou au premier audit de certification les dossiers ne sont pas reconstituables.
Ces deux jours s'adressent à des responsables déjà en activité. Le participant revoit le cadre applicable à son activité déclarée puis fiabilise ses documents contractuels et ses preuves de réalisation. Il organise la collecte des éléments attendus lors d'un audit qualité et prépare ses obligations déclaratives.
Objectifs pédagogiques
- Identifier les obligations liées à la déclaration d'activité et à son maintien
- Rédiger les documents contractuels et les informations dues aux bénéficiaires
- Organiser la traçabilité de la réalisation des actions de formation
- Constituer les preuves attendues lors d'un audit de certification qualité
- Préparer les obligations déclaratives annuelles de l'organisme
- Sécuriser les relations avec les financeurs et les entreprises clientes
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Connaître les règles qui s'imposent à l'organisme
- Déclaration d'activité et conditions de son maintien
- Distinction entre les différentes actions concourant au développement des compétences
- Obligations comptables propres aux organismes
- Règles applicables aux formateurs sous-traitants
Sécuriser la relation avec le client et le stagiaire
- Convention de formation contrat et conditions de vente
- Informations à communiquer avant l'entrée en formation
- Règlement intérieur et information des personnes en situation de handicap
- Gestion des abandons des reports et des litiges
Rendre le déroulement des actions démontrable
- Preuves de réalisation selon la modalité pédagogique
- Suivi des acquis et évaluation des compétences
- Gestion des dossiers stagiaires et durée de conservation
- Organisation du recueil des appréciations et des réclamations
Préparer le contrôle avant qu'il n'arrive
- Logique du référentiel national qualité et des indicateurs
- Organisation de la revue des processus internes
- Déroulement d'un audit et traitement des non conformités
- Obligations déclaratives annuelles et contrôle administratif
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Dirigeants responsables administratifs et responsables pédagogiques d'organismes de formation ainsi que formateurs indépendants.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Oui : la déclaration initiale ne constitue qu'une étape, et ce sont les obligations récurrentes qui posent problème par la suite, notamment les obligations déclaratives annuelles. La session traite l'ensemble, de l'entrée dans le statut d'organisme de formation aux contrôles qui peuvent intervenir ensuite.
La feuille de présence signée ne suffit plus dès lors que l'action se déroule hors d'une salle, et les traces produites automatiquement par les outils ne sont pas toutes exploitables. On travaille les modes de preuve admis et la façon de les organiser dès la conception de l'action plutôt qu'après coup.
L'audit porte sur des pratiques constatables, ce qui suppose des preuves constituées au fil de l'activité : information due aux bénéficiaires, documents contractuels, traçabilité de la réalisation, traitement des retours. La session identifie ces éléments et les relie aux relations avec les financeurs et les entreprises clientes.