Rédaction de procédures : formaliser les savoir-faire, structurer et déployer
Transformer les pratiques détenues par quelques personnes en procédures lisibles et réellement utilisées
- Certifié Qualiopi
- 3 jours — 21 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Le savoir-faire d'une organisation tient souvent à quelques personnes. Un départ ou une absence prolongée et le fonctionnement se grippe. Les procédures existantes n'aident pas toujours : trop longues, écrites par ceux qui ne font pas le travail, jamais mises à jour et donc ignorées.
Trois jours pour bâtir un référentiel utile : repérer les activités à formaliser, recueillir la pratique réelle auprès des opérateurs, choisir le bon format de document, rédiger de façon opératoire puis organiser la diffusion la mise à jour et le contrôle d'application.
Objectifs pédagogiques
- Identifier les activités dont la formalisation apporte un gain réel
- Recueillir la pratique réelle auprès des personnes qui exécutent le travail
- Choisir le format documentaire adapté à chaque usage
- Rédiger une procédure opératoire lisible et vérifiable
- Organiser la diffusion la mise à jour et le contrôle d'application du référentiel
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Choisir ce qui mérite d'être formalisé
- Repérage des activités critiques et des savoir-faire isolés
- Analyse des conséquences d'une perte de compétence
- Critères de priorisation du chantier documentaire
- Cadrage du périmètre et des ressources
Écouter ceux qui font
- Entretien et observation au poste de travail
- Écart entre la règle affichée et la pratique observée
- Traitement des variantes et des cas particuliers
- Validation du recueil avec les opérateurs
Adapter l'écrit à l'usage
- Procédure mode opératoire logigramme et fiche réflexe
- Niveau de détail utile selon le lecteur
- Charte documentaire et règles de présentation
- Codification et gestion des versions
Écrire pour être exécuté
- Structure d'une procédure et découpage en étapes
- Formulation des actions des responsabilités et des contrôles
- Illustrations tableaux et logigrammes
- Traitement des exceptions et des points de vigilance
Éviter le classeur oublié
- Validation et diffusion auprès des équipes
- Accompagnement à la prise en main
- Contrôle d'application et retours du terrain
- Revue périodique et mise à jour du référentiel
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Responsables qualité responsables de service chefs de projet organisation référents métier et toute personne chargée de formaliser des modes de fonctionnement.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Non : la formalisation se justifie quand l'activité est répétée, que l'erreur coûte cher ou que plusieurs personnes doivent produire le même résultat. La formation apprend à trier les activités concernées avant d'écrire, pour éviter un référentiel volumineux que plus personne n'applique.
L'écart se découvre en observant le travail et en interrogeant ceux qui l'exécutent, plutôt qu'en partant du document existant. Les exercices portent sur la conduite de ces entretiens, la mise au jour des contournements et la décision de les intégrer ou de les corriger.
Le format dépend de l'usage : coordonner plusieurs acteurs, guider un geste précis ou rappeler une règle ponctuelle n'appelle pas le même document. Vous repartez avec une règle de choix, une trame de rédaction et une méthode de diffusion et de mise à jour du référentiel.