Notes de frais : contrôler les justificatifs, comptabiliser et traiter la TVA
Contrôler les justificatifs et sécuriser la comptabilisation comme la récupération de la TVA
- Certifié Qualiopi
- 1 jour — 7 h
- À distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les notes de frais concentrent les irritants du service comptable : justificatifs manquants, dépenses hors barème interne, avances non soldées, TVA récupérée à tort sur des repas ou des carburants. Les arbitrages se font au cas par cas, les remboursements prennent du retard et le contrôle interne remonte les mêmes écarts d'un exercice à l'autre.
Cette journée à distance reprend le traitement complet d'une note de frais : règles de prise en charge, pièces justificatives attendues, contrôle de premier niveau, comptabilisation, traitement de la TVA récupérable et suivi des avances. Les participants traitent des notes réelles et repartent avec une grille de contrôle.
Objectifs pédagogiques
- Appliquer les règles de prise en charge des frais professionnels
- Contrôler les pièces justificatives attendues selon la nature de la dépense
- Comptabiliser les remboursements et les avances consenties aux salariés
- Identifier la TVA récupérable et écarter les dépenses exclues du droit à déduction
- Traiter les écarts et organiser la relance des collaborateurs
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Savoir ce qui se rembourse
- Nature des frais professionnels et conditions de remboursement
- Politique interne de déplacement et barèmes applicables
- Frais de repas d'hébergement et de transport
- Frais engagés pour le compte de clients
- Pièces justificatives attendues par type de dépense
Traiter la note de bout en bout
- Contrôle de premier niveau et points de vigilance
- Comptabilisation du remboursement au collaborateur
- Traitement des avances et de leur solde
- Cartes affaires et rapprochement des relevés
- Rattachement de la dépense à la bonne période
Sécuriser la récupération
- Conditions générales de récupération de la TVA sur frais
- Dépenses exclues du droit à déduction
- Mentions obligatoires du justificatif
- Traitement des frais engagés à l'étranger
- Suivi des anomalies et relance des collaborateurs
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Comptables, assistants comptables, gestionnaires administratifs, assistants de direction et responsables des services généraux.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
Elle porte sur le traitement : contrôle des justificatifs selon la nature de la dépense, comptabilisation des remboursements et des avances, puis TVA récupérable. Les règles de prise en charge sont rappelées parce qu'elles conditionnent ce contrôle, pas pour construire votre politique interne.
Le traitement des écarts est abordé de façon opérationnelle : ce qui peut être régularisé, ce qui conduit à écarter la déduction de TVA, et la manière d'organiser la relance des collaborateurs pour que le cas ne se répète pas chaque mois.
L'identification de la TVA récupérable et le repérage des dépenses exclues occupent une partie de la journée, avec des exemples pris dans les frais de déplacement, d'hébergement et de réception. Vous travaillez sur des notes réelles pour fiabiliser ce tri.