Outils numériques collaboratifs : organiser, partager et suivre le travail d’équipe
Mettre de l'ordre dans les fichiers les messages et les tâches que se partage une équipe
- Certifié Qualiopi
- 2 jours — 14 h
- Présentiel ou à distance
- Fondamental
- Finançable OPCO
Les outils collaboratifs se sont multipliés sans règles d'usage. Le même document circule en cinq versions par messagerie, les décisions se perdent dans les fils de discussion et personne ne sait où chercher l'information à jour. L'outil n'est pas en cause : ce sont les conventions de travail de l'équipe qui manquent.
Deux jours pour poser des usages clairs : où ranger quoi, quel canal pour quel type d'échange, comment suivre les tâches d'un projet et comment co-rédiger un document sans en perdre le fil. Chaque participant repart avec des règles de fonctionnement écrites pour son équipe.
Objectifs pédagogiques
- Choisir le canal adapté à chaque type d'échange professionnel
- Organiser un espace de fichiers partagé et ses règles de nommage
- Co-rédiger un document sans perdre le suivi des versions
- Suivre l'avancement des tâches d'un projet dans un outil partagé
- Formaliser des règles d'usage communes à l'équipe
Programme de la formation
Avant la formation
Analyse du besoin et test de positionnement. Vos réponses sont partagées avec votre formateur afin d'adapter la formation à votre niveau et votre contexte professionnel.
Quel canal pour quoi
- Distinguer messagerie discussion instantanée et espace de projet
- Repérer les échanges qui n'ont rien à faire dans un message
- Identifier les doublons et les outils inutilisés
- Poser des règles de disponibilité et de délai de réponse
Une seule version fait foi
- Structurer une arborescence compréhensible par tous
- Définir des règles de nommage et de versionnement
- Gérer les droits d'accès et le partage externe
- Retrouver un document rapidement
- Archiver sans encombrer l'espace courant
Co-rédiger sans se gêner
- Travailler à plusieurs sur un même document
- Utiliser commentaires et suggestions plutôt que la messagerie
- Suivre les modifications et revenir à une version antérieure
- Préparer un document collaboratif avant de le diffuser
Rendre le travail visible
- Créer un tableau de suivi partagé
- Décrire une tâche pour qu'elle soit comprise sans explication
- Attribuer responsable échéance et statut
- Animer un point d'avancement à partir du tableau
- Éviter la double saisie entre les outils
Après la formation
E-learning accessible en illimité dans le temps. Évaluation de niveau afin de suivre votre progression.
Les points forts
Les avis de nos apprenants
Prochaines sessions
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À qui s'adresse cette formation ?
Cette formation s'adresse aux équipes projet et aux fonctions support ainsi qu'aux managers qui veulent structurer le travail collaboratif de leur service.
Financer cette formation
Mon Pôle Formation est un organisme certifié Qualiopi au titre des actions de formation. À ce titre, cette formation est éligible aux principaux dispositifs de financement de la formation professionnelle.
Le plan de développement des compétences regroupe l'ensemble des actions de formation décidées par l'employeur. Votre OPCO prend généralement en charge les coûts pédagogiques, et parfois la rémunération, les frais de transport, de repas et d'hébergement.
Tous les salariés peuvent en bénéficier, quels que soient la nature et la durée de leur contrat. Rapprochez-vous de votre service RH ou formation : nous montons le dossier avec vous.
Vous versez chaque année une Contribution à la Formation Professionnelle. Elle ouvre droit à une prise en charge par votre fonds d'assurance formation : FIFPL, AGEFICE, FAFCEA, VIVEA ou OPCO selon votre activité.
Nous préparons pour vous le devis, le programme détaillé et l'attestation nécessaires au dossier.
Selon votre projet professionnel, France Travail peut financer tout ou partie de la formation via l'Aide Individuelle à la Formation. Le dossier se construit avec votre conseiller à partir de notre devis.
Vous pouvez régler la formation directement, en une fois ou jusqu'à 6 fois sans frais. Contactez un conseiller pour définir l'échéancier : 01 87 66 57 66.
Questions fréquentes
L'entrée est l'usage : choix du canal, organisation des fichiers partagés, co-rédaction et suivi des tâches, transposables aux principales suites collaboratives du marché. Les manipulations se font dans l'environnement des participants lorsqu'il est connu à l'avance.
La pièce jointe est presque toujours le symptôme d'une règle de partage absente ou non partagée. La session installe une organisation d'espace commun, des conventions de nommage et la pratique de la co-rédaction, qui supprime la question des versions plutôt que de la gérer.
Les règles qui tiennent sont peu nombreuses, écrites et rappelées au même endroit que le travail. Le parcours fait rédiger ces règles d'usage pendant la session et prévoit la façon de les présenter à l'équipe, l'adhésion étant plus déterminante que l'outil retenu.