Introduction
La réunion est un outil de travail incontournable dans la vie des organisations.
Pourtant, elle est souvent perçue comme chronophage, mal préparée et peu productive.
L’un des leviers essentiels pour garantir l’efficacité d’une réunion réside dans la rédaction d’un ordre du jour clair et structuré.
Véritable feuille de route, il permet aux participants de se préparer, de rester concentrés sur l’essentiel et d’optimiser le temps passé ensemble.
Alors, comment rédiger un ordre du jour pertinent et efficace ?
Quels sont les éléments à ne pas négliger ?
Voici un guide complet pour transformer vos réunions en moments utiles et productifs.
À quoi sert un ordre du jour ?
L’ordre du jour est un document qui précise les thèmes à aborder pendant une réunion, dans un ordre défini, avec un objectif clair pour chaque point.
Il sert plusieurs fonctions :
- Informer les participants sur les sujets traités,
- Préparer les échanges en amont,
- Structurer la discussion pendant la réunion,
- Responsabiliser les intervenants,
- Suivre les décisions et les actions à l’issue de la réunion.
Il constitue un outil indispensable de gestion du temps et de pilotage collectif, que ce soit pour une réunion d’équipe, une réunion de projet, un comité de direction ou un point hebdomadaire.
Les éléments clés d’un bon ordre du jour
Pour être efficace, un ordre du jour doit être précis, concis et structuré.
Voici les éléments indispensables à y faire figurer :
- Titre et contexte de la réunion
Commencez par indiquer le type de réunion (hebdomadaire, de lancement, de suivi…), la date, l’heure, la durée prévue et les participants.
- Objectif général
Formulez clairement le but de la réunion : prendre des décisions, faire un point d’étape, valider un projet, résoudre un problème, etc.
- Liste des points à aborder
Pour chaque point :
- Donnez un titre clair,
- Indiquez l’objectif du point (informer, discuter, décider),
- Précisez la durée estimée,
- Identifiez éventuellement un animateur ou un responsable pour le point.
Exemple :
- Avancement du projet X (5 min) – Informer – présenté par Sophie
- Choix du prestataire Y (15 min) – Décider – animé par Karim
- Préparation de l’événement client (10 min) – Discuter – tous les participants
- Questions diverses
Prévoyez un créneau court en fin de réunion pour les sujets imprévus ou les points à reporter.
- Logistique
Si la réunion est en visio, indiquez le lien de connexion. S’il y a des documents préparatoires, joignez-les ou indiquez où les retrouver.
Bonnes pratiques pour rédiger un ordre du jour efficace
- Anticipez l’envoi : diffusez l’ordre du jour au moins 48 heures avant la réunion pour permettre aux participants de se préparer.
- Soyez réaliste sur les durées : évitez de surcharger l’ordre du jour. Trop de points = pas assez de temps = frustration.
- Priorisez les sujets importants : placez les points stratégiques au début, pendant que l’attention est maximale.
- Faites participer les membres de l’équipe à l’élaboration de l’ordre du jour : cela renforce l’implication.
- Respectez l’ordre du jour pendant la réunion : cela valorise le travail de préparation et renforce l’efficacité du collectif.
Ces pratiques sont largement abordées dans les formations en communication interpersonnelle et animation de réunions proposées sur Mon Pôle Formation.
Modèle d’ordre du jour à adapter
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Ordre du jour – Réunion d’équipe du lundi 2 septembre 2025 – 10h à 11h30
Objectif : faire un point d’avancement sur les projets en cours et arbitrer les priorités du mois
Participants : Claire, Mehdi, Justine, Xavier
Lieu : Salle de réunion 3 / Lien visio [insérer le lien]
- Tour d’actualité des membres (10 min) – Informer
- Bilan du projet “Refonte site web” (20 min) – Discuter – présenté par Mehdi
- Arbitrage budget communication Q4 (15 min) – Décider – animé par Claire
- Point RH : intégration des nouveaux arrivants (15 min) – Informer – présenté par Justine
- Questions diverses (10 min)
Documents préparatoires : rapport de suivi du projet web, synthèse budgétaire Q4
FAQ : tout savoir sur l’ordre du jour
Un ordre du jour est-il obligatoire ?
Non, mais il est fortement recommandé, même pour des réunions informelles. Il structure les échanges et limite les digressions.
Qui rédige l’ordre du jour ?
En général, la personne qui convoque la réunion (manager, chef de projet…). Mais les participants peuvent aussi proposer des points.
Faut-il toujours suivre l’ordre prévu ?
Oui, autant que possible. Mais un certain degré de flexibilité est tolérable si les discussions le justifient.
Peut-on changer l’ordre du jour en cours de réunion ?
Oui, avec l’accord des participants. L’important est de garder un cadre clair pour ne pas perdre l’objectif de la réunion.
Conclusion
Rédiger un ordre du jour n’est pas une simple formalité : c’est un outil stratégique pour rendre les réunions plus efficaces, plus dynamiques et plus utiles.
En définissant clairement les objectifs, les rôles et les durées, vous facilitez la prise de décision, l’implication des participants et le suivi des actions.
Un bon ordre du jour, c’est déjà 50 % du travail d’une réunion réussie.
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